Contoh kasus: Menerapkan ISO-9001 di pabrik skala kecil

Menerapkan ISO-9001 untuk industri skala kecil berbeda dengan skala besar. Tujuannya memang sama, tapi ukuran yang berbeda membuat beberapa hal berbeda pula.

Sebagai contoh, industri skala besar lebih membutuhkan koordinasi yang rumit karena banyaknya fungsi di dalamnya. Skala kecil membutuhkan koordinasi yang lebih sederhana. Orangnya lebih sedikit. Beberapa fungsi sering digabung menjadi satu.

Perbedaan itu membuat berbeda pula dalam penerapan ISO-9001. Perencanaanya beda, sistem yang terbentukpun berbeda.

Contoh kasus ini adalah penerapan ISO-9001 di pabrik kecil produsen panel listrik. Pabrik tidak memproduksi produk secara massal, hanya menerima pesanan untuk sejumlah panel dengan disain khusus dari perusahaan besar seperti PLN dan Siemen.

Jumlah karyawan sekitar 50 orang. Itu sudah termasuk operator produksi dan semua personil kantor.

Pelatihan

Penerapan dimulai dari pelatihan ISO-9001. Beberapa orang yang mewakili setiap departemen hadir dalam pelatihan. Pelatihan fokus pada pemaparan persyaratan dan relevansinya dengan proses yang menjadi tanggung jawab peserta pelatihan.

Bila ada persyaratan yang belum dilakukan, maka pembahasan akan fokus pada rasionalisasi mengapa persyaratan harus diterapkan. Bukan sekedar untuk memenuhi persyaratan ISO-9001. Ini akan membangun motivasi persyaratan pelatihan untuk tahap selanjutnya.

Untuk mempersingkat waktu, pada pelatihan juga dibahas tentang permasalan umum dari organisasi. Pembahasan dilakukan pada saat pimpinan pabrik hadir sehingga dapat memberi masukan dari sudut pandang pihak manajemen.

Pemetaan proses

Proses-proses di pabrik pada umumnya sama saja. Tak jauh dari penerimaan order, perencanaan produksi, produksi, penyimpanan, pengiriman, pembelian, ditambah proses-proses pendukung.

Meski begitu, pemetaan proses tetap perlu dilakukan untuk memetakan penanggung jawab setiap proses. Proses yang pendek bisa digabung dengan proses lain untuk memudahkan pengaturan. Khususnya bila beberapa proses dilakukan secara dominan oleh departemen yang sama.

Peta proses

Analisa resiko

Analisa resiko adalah tahap yang paling banyak menyita waktu. Meski metoda analisa resiko sudah diberikan dalam pelatihan, personil biasanya membutuhkan pengalaman untuk dapat mempraktekannya. Bimbingan dan pendampingan diperlukan agar analisa resiko dapat dilakukan sesuan dengan tujuan.

Analisa resiko dilakukan per proses. Pendekatan yang biasa saya lakukan, mengundang penanggung jawab proses terkait, proses sebelumnya dan proses sesudahnya, bila ada. Setiap proses bisa memakan waktu 2 jam untuk pembahasan resiko-resiko, penilaian dan penentuan tindakan.

Analisa resiko tentu mempertimbangkan konteks organisasi yang telah dibahas sebelumny. Walau tentu tak semua resiko terkait dengan issue-issue penting yang kini dihadapi perusahaan.

Salah satu hasil analisa resiko di PT BES

Pengaturan proses dan dokumentasi

ISO-9001 2015 tidak mensyaratkan agar setiap proses diatur secara tertulis. Meski begitu, pengaturan proses secara tertulis mempunya beberapa manfaat.

  • Pertama, prosedur pengingatkan pemilik proses bahwa ada panduan untuk melakukan proses.
  • Kedua, dokumen tersebut juga bisa digunakan sebagai sarana untuk menuliskan kinerja apa yang ingin dicapai proses.
  • Ketiga, prsedur digunakan untuk mencatat perbaikan yang diinginkan.
  • Trakhir, adanya prosedur memudahkan proses audit. Baik audit internal maupun eksternal.

Pada perusahaan ini, prosedur dibuat dalam bentuk flowchart. Keuntungannya adalah kemudahan pengguna dalam memahami alur kerja. Juga kemudahan dalam melihat penanggung jawab setiap tahapan proses.

Contoh prosedur dalam bentuk flowchart

Perlu dicatat bahwa ISO-9001 mensyaratkan setiap proses untuk mempunyai key performance indicator. Artinya, setiap proses harus mempunyai indikator untuk menentukan apakah proses itu berjalan baik atau tidak. Key performance indicator dimasukkan dalam prosedur (ini berarti satu lagi kegunaan prosedur).

Misalnya, proses pembelian, KPI-nya adalah tingkat kesesuaian produk yang dibeli. Ketepatan waktu kedatangan barag.

Dokumen lain yang menjadi bagian dalam sistem manajemen mutu:

  • Manual mutu. Tidak disyaratkan oleh ISO-9001, tapi memudahkan untuk ‘menyimpan’ dokumen lain yang disyaratkan seperti konteks organisasi, peta proses, sasaraan.
  • Job description, untuk mengakomodir persyaratan bahwa organisasi harus menetapkan peran, tanggung jawab dan wewenang.
  • Instruksi kerja, panduan lebih rinci tentant suatu tahapan pekerjaan. Ini utamanya pada proses-proses produksi.

Penetapan sasaran

Sasaran kinerja setiap proses dibuat dengan mempertimbangkan kinerja yang sudah dicapai, resiko-resiko dan juga perbaikan yang diambil untuk menangani resiko.

Pentepan sasaran sebetulnya adalah memberikan angka terukur tentang kinerja yang dicapai (lihat tahapan sebelumnya).

Penerapan, pemantauan dan sertifikasi

Penerapan dan pemantauan sistem manajemen mutu ISO-9001 bisa mudah, bisa sulit. Yang mudah biasanya karena perusahaan sudah menerapkan sistem manajemen mutu sebelumnya. Penerapan ISO-9001 hanya penambahan beberapa persyaratan yang belum dilakukan.

Perusahaan ini sebelumnya sudah menerapkan sistem manajemen mutu. Pelanggan besar mereka sudah melakukan bimbingan untuk penerapan sistem. Jadi tidak merepotkan. Pemantauan hanya fokus pada aktifitas baru yang disyaratkan oleh ISO-9001.

Sertifikasi dilakukan sesudah beberapa bulan, setelah bukti-bukti semua aktifitas penerapan persyaratan ISO-9001 dihasilkan.

Leave a Reply