Peran Konsultan ISO dalam dokumentasi

Konsultan ISO online biaya rendah

Dokumentasi adalah elemen penting dalam sistem manajemen. Meskipun pada versi 2015 ISO-9001 organisasi lebih leluasa untuk menentukan mana yang perlu didokumentasikan, tetapi untuk kebanyakan kasus, dokumentasi yang diperlukan akan sama saja dengan versi sebelumnya.

Peran konsultan ISO yang ideal dalam hal dokumentasi adalah memberi bimbingan dalam penyusunan dokumen, tidak membuatkan. Dengan begitu klien bukan saja memenuhi kebutuhan dokumentasi, tetapi akhirnya mempunyai personil yang berkompeten untuk pengelolaan sistem selanjutnya.

Meski begitu, adakalanya organisasi berharap dokumen disusun oleh konsultan dan team-nya. Biasanya alasannya karena sumber daya waktu yang tidak ada pada karyawan untuk pekerjaan tambahan tersebut. Untuk beberapa konsultan (termasuk saya) ini tidak menjadi masalah. Malah mempunyai satu keuntungan: Pekerjaan menjadi lebih cepat karena tidak tergantung pada kemampuan pihak klien dalam menyelesaikan dokumen.

Dokumen yang dibutuhkan

Dokumen yang dibutuhkan umumnya mencakup:

  • Konteks organisasi.
  • Peta proses
  • Analisa resiko
  • Kebujakan mutu, sasaran mutu
  • Prosedur-prosedur
  • Dokumen pendukung, bila belum ada: Standar kompetensi, data kompetensi, formulir-formulir dan dokumen lain yang dibutuhkan sesuai dengan konteks organisasi

Daftar dokumen di atas tidak berarti wajib harus ada, tetapi perlu dibuat untuk alasan logis. Misalnya Konteks Organsiasi. Meski tidak secara eksplisit disyaratkan harus ada dokumen Konteks Organisasi, tetapi akan sulit bagi organisasi untuk memenuhi persyaratan ‘memantau konteks organisasi’ bila konteks organisasi tidak terdokumentasi.

Peran Konsultan ISO dalam dokumentasi

Peran konsultan ISO terkait dokumentasi berbeda beda untuk setiap jenis dokumen. Ada penyusunan dokumen yang harus melibatkan pihak organisasi secara mendalam, ada yang tidak. Sebagai contoh, analisa resiko adalah dokumen yang wajib melibatkan penanggung jawab proses terkait. Beberapa dokumen seperti pengaturan proses yang sifatnya generik seperti pengendalian dokumen mungkin hanya memerlukan diskusi dengan pihak terkait.

Pada umumnya, bagaimanapun tingkat keterlibatan konsultan dan klien, Konsultan akan selalu memberi masukan tentang bagaimana seharusnya dokumen dibuat. Pertanyaan yang harus dijawab oleh konsultan adalah:

  • Persyaratan mana yang relevan dan mencoba dipenuhi oleh adanya dokumen?
  • Apa konteks organisasi yang relevan dalam pemenuhan persyaratan?
  • Bagaimana format yang dibutuhkan?
  • Berapa tingkat kedalaman pemaparan yang diperlukan?

Peran organisasi dalam dokumentasi

Beberapa organisasi menyerahkan sepenuhnya dokumentasi pada konsultan. Hal ini sah-sah saja. Tetapi resikonya adalah, organisasi pada akhirnya tidak mempunyai personil yang berkompeten dalam pengelolaan dokumen-dokumen pada waktu mendatang.

Yang ideal, dokumentasi disusun bersama antara konsultan dan pihak organisasi. Cara ini memang membutuhkan waktu yang lebih lama. Akan jauh lebih singkat bila konsultan dan Team yang menyusun dokumen. Tetapi cara ini bisa membangun komptensi yang komprehensif dalam diri karyawan organisasi yang ditunjuk untuk menyusun dokumen bersama konsultan. Bukan hanya pada cara dokumentasi, tetapi juga pada interpretasi persyaratan.

Penggunaan template

Penggunaan template dokumen berguna untuk mempercepat penyusunan dokumen. Manfaat utama adalah menjadi panduan tentang apa yang harus terkandung dalam dokumen. Template yang baik seharusnya berisi keterangan tentang persyaratan apa saja yang relevan dengan dokumen yang di template kan.

Pun begitu, persyaratan ISO tentang konteks organisasi dan resiko adalah segalanya. Dokumen harus disesuaikan dengan permasalahan-permasalahan nyata yang melingkupi organisasi. Template tidak bisa langsung disalin dan menjadi dokumen organisasi. Haris di adaptasikan, bukan sekedar di-adopsi.

Leave a Reply