Prosedur terdokumentasi, antara butuh dan tidak

Prosedur terdokumentasi sudah tak dissyaratkan lagi oleh ISO-9001. Ini bisa menguntungkan bagi organisasi yang menerapkan standar manajemen ini, tetapi juga bisa membuat kebingungan. Menguntungkan karena dengan begitu, fokus pada sistem manajemen mutu bukan lagi pada dokumentasi, seperti yang selama ini banyak orang salah kaprah, tetapi pada pengaturan proses. Fokus pada dokumentasi seringkali membuat tambahan pekerjaan: Penyusunan dokumen, peninjauan kesesuaian, revisi, pendistribusian, penarikan. Makanya dulu biasa ada fungsi Document Controller di organisasi yang menerapkan ISO-9001. Sekarang, kebutuhan dokumentasi itu jadi lebih longgar. Pekerjaan tambahan itu pun menjadi lebih ringan.

Namun begitu, keleluasaan untuk tidak mendokumentasikan prosedur itu juga kadang membuat kebingungan. ISO-9001 tetap mensyaratkan organisasi untuk mengidentifikasi dan mengelola proses. Lalu bagaimana kita mengelola proses tanpa prosedur terdokumentasi? Bagaimana Bagaimana nanti kita menunjuktikan bukti kepada Auditor bahwa proses kita sudah dikelola dengan baik?

Pengelolaan proses tanpa prosedur terdokumentasi

Perlu ditegaskan disini penulisan ‘prosedur terdokumentasi’ di atas. Karena prosedur bisa saja tidak terdokumentasi.

Pengelolaan proses itu berarti proses direncanakan, diatur (untuk menjamin ketersedaan sumber daya, penanggung jawab), diterapkan, dipantau dan diperbaiki secara berkelanjutan. Tanpa perlu prosedur, proses dianggap sudah dikelola bila:

  • Proses teridentifikasi. Artinya ornganisasi mengatuhi adanya proses tersebut
  • Proses direncanakan. Ini mencakup mengidentifikasi resiko-resiko kegagalan proses, antisipasi, pengaturan sumber daya, penanggung jawab.
  • Poses diterapkan..
  • Proses dipantau
  • Proses diperbaiki secara berkelanjutan

Lalu bagaimana membuktikan semua aspek pengelolaan tersebut?

Proses teridentifikasi: Pembuktikan bisa dalam bentuk peta proses. Peta proses bisnis adalah salah satu bentuk Anda mengidentifikasi proses-proses yang ada dalam organisasi.

Proses direncanakan. Paling tidak, yang disebut dalam ISO-9001 adalah:

  1. Menentukan input dan output
  2. Menentukan urutan dan interaksi dengan proses lain
  3. Menentukan cara pemantauan
  4. menentukan sumber daya yang diperlukan
  5. Menentukan penanggung jawab
  6. Menangani resiko-resiko dan peluang

Nomor 1 dan 2 bisa dibuktikan dengan peta proses yang sudah disebut tadi. Untuk Nomor 3, 4 dan 5 bisa dibuktikan dengan table sederhana. Untuk Nomor 6 bisa dibuktikan dengan matriks resiko.

Done. Tidak perlu adanya prosedur terdokumentasi. Pilihan lain juga ada. Misalnya, penentuan tanggung jawab bisa sekaligus dalam peta proses. Atau bisa juga dalam dokumen job description.

Pertimbangan lain masalah prosedur terdokumentasi

ISO-9001 memang membebaskan organisasi dalam pengelolaan proses. Organisasi bisa saja menerapkan standar sistem manajemen tersebut tanpa prosedur terdokumentasi. Tetapi ingat bahwa tanpa adanya prosedur terdokumentasi, karyawan harus mencari dari beberapa sumber untuk memahami keseluruhan pengaturan proses. Ini tidak menguntukan bila organisasi mempunyai karyawan baru yang diharapkan memahami aturan proses dengan cepat.

Yang paling baik dilakukan dari longgarnya persyaratan ISO-9001 terkait prosedur terdokumentasi adalah: Tetap membuat prosedur terdokumentasi tetapi dengan fokus pada kebutuhan pengaturan proses. Misalnya, proses yang kritis dan kompleks dan yang melibatkan banyak pihak menjadi prioritas untuk diatur dalam prosedur terdokumentasi.

Baca juga: Contoh prosedur dalam ISO-9001.

 

Leave a Reply