Penulisan teks prosedur: Lebih sederhana lebih baik

Apa itu prosedur?

Penulisan teks prosedur itu beda dengan penulisan lain. Prosedur adalah aturan untuk melakukan suatu proses. Bisalah dibilang aturan untuk melakukan suatu pekerjaan, baik pekerjaan yang dilakukan oleh satu orang maupun sambung menyambung dari orang yang satu ke orang lain.

Prosedur itu mengatur urutan pekerjaan dan bila lingkupnya beberapa orang, juga mengatur siapa melakukan apa. Selain itu, prosedur juga mengatur bagaimana melakukan suatu pekerjaan.

Prosedur bisa saja tertulis, bisa juga tidak. Banyak perusahaan yang mendokumentasikan prosedur karena itu berguna untuk menjaga konsistensi. Juga, berguna untuk memberi gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh orang yang baru masuk kerja.

Format prosedur

Prosedur bisa dalam bentuk grafik seperti diagram alur pekerjaan, bisa juga berbentuk teks. Keuntungan dalam bentuk grafik adalah kemudahan bagi orang membaca, gampang dipahami bagaimana alur dari keselurunan pekerjaan. Sementara keuntungan dalam bentuk teks, prosedur bisa secara leluasa menambahkan detil aturan yang dibutuhkan.

Isi prosedur

Isi prosedur itu tidak hanya berisi teks tentang aturan tentang prosedur, tetapi juga informasi tentang proses dan prosedur itu sendiri:

  • Judul prosedur
  • Tanggal terbit
  • Tanggal revisi
  • Bukti penyetujuan
  • Tujuan berguna untuk memberi informasi tentang tujuan dari proses. Mengapa proses harus ada.
  • Lingkup menyatakan batasan dari prosedur. Misalnya, apakah ‘Prosedur Pembelian’ ini mencakup proses pembelian semua jenis barang atau hanya barang tertentu.

Disamping itu, prosedur juga dapat berisi:

  • Istilah dan definisi, berisi penjelasan tentang istilah dan definisi yang digunakan, agar tidak ada multi interpretasi oleh pembaca prosedur
  • Referensi, berisi dokumen-dokumen acuan lain yang berkaitan

Penulisan teks prosedur

Prosedur itu lebih sederhana, lebih baik. Teks prosedur beda dengan teks pada tulisan lain seperti novel atau berita, yang bisa dibaca di waktu luang dan, terutama novel, membebaskan orang untuk menginterpretasikan maksud cerita. Teks prosedur itu harus singkat, mudah dipahami dan jelas artinya. Karena prosedur dibaca bukan pada waktu luang dan sejauh mungkin harus mengecilkan kemungkinan adanya multi-interpretasi.

Karena harus sederhana, maka struktur kalimat yang digunakanpun harus sederhana. Beberapa tips berikut bertujuan untuk membuat teks prosedur menjadi sederhana.

Menggunakan kalimat aktif. Contoh:

  • Ketimbang menulis: Form cuti harus diajukan karyawan kepada manajer personalia,
  • Lebih baik: karyawan mengajukan form cuti kepada manajer Personalia.

Urutkan kalimat sesuai pekerjaan. Contoh:

  • Ketimbang menulis: Sebelum menerbitkan izin cuti, Manager Personlia harus memeriksa sisa cuti karayawan bersungkutan dan memastikan izin cuti sesuai dengan cita cuti.
  • Lebih baik: Manajer personalia memeriksa sisa cuti karyawan sebelum menerbitkan izin cuti

Jangan berlebihan dengan percabangan dan detil

Seringkali orang membuat prosedur menginginkan semuanya tertulis secara lengkap. Prosedur itu bukan tulisan ilmiah yang harus punya kedalaman secara mendetil. Tujuan prosedur itu memberi panduan bekerja. Yang secara umum dianggap sudah jelas tak perlu dituliskan lagi. Membuat prosedur terlalu detil hanya membuat prosedur malah sulit dipahami.

Contoh, seorang penulis teks prosedur merasa harus menuliskan secara mendetil, bagaimana kalau cutinya sudah habis? bagaimana kalau sisa cuti masih ada tetapi kurang dari permintaan cuti? Bagaimana kalau kurang tetapi cuti itu tidak bisa dihindari oleh karyawan karena keperluan teramat penting?

Satu cara untuk mempersingkat semua ‘bagaimana’ itu adalah memberikan langsung kepada personil terkait wewenang untuk mengambil keputusan. Jadi:

  • Ketimbang menulis: Manajer Personalia sisa cuti karyawan. Bila kurang dari permintaan cuti, kembalikan form permintaan cuti. Karyawan bersangkutan lalu memperbaiki form permintaan cuti dan mengajukan kembali kepada Manajer Personila. Bila karyawan sangat membutuhkan….dst. Bila sisa cuti bukan hanya kurang tapi sudah habis…dst.
  • Lebih baik menulis: Manajer Personalia memeriksa sisa cuti karyawan. Manajer Personalia berwenang untuk merubah, menolak atau mendiskusikan lebih lanjut permintaan cuti bersama karyawan terkait.

Ingat bahwa prosedur bukanlah dokumen kontrak yang segalanya harus mendetil. Prosedur adalah panduan kerja, yang dibaca orang selama kerja (sehingga harus secepat mungkin dipahami) walaupun harus cukup jelas untuk menghindari multi interpretasi.

Baca juga: Prosedur dalam ISO-9001 2015.

Leave a Reply