Bila Anda Keberatan dengan Temuan Audit

Konsultan ISO online biaya rendah

Apa yang harus Anda lakukan bila Auditor membuat temuan audit yang menurut Anda itu bukan sebuah temuan? Kebanyakan orang dengan terpaksa menerima temuan audit dan mencoba sebisanya menindaklanjuti temuan tersebut. Tetapi kadang, temuan tidak valid itu membuat Anda harus melakukan perubahan yang menurut Anda tidak perlu, tidak ada gunanya dan menambah pekerjaan yang banyak dikemudian hari.

Apakah harus selalu seperti itu? Tidak. Anda sebetulnya bisa mengajukan keberatan terhadap temuan Audit. Badan sertifikasi manapun mempunyai prosedur untuk menerima keberatan terhadap hasil audit. Dan mereka (seharusnya) terbuka dengan keberatan yang diajukan. Ini yang jarang diketahui oleh para auditee. Anda bisa mengajukan keberatan.

Auditor dan persyaratan multi-interpretasi

Harus diingat bahwa persyaratan dalam semua standar sistem manajemen ada yang tersebut dengan jelas tanpa perlu diinterpretasikan lebih lanjut, ada yang memang memiliki ruang untuk diinterpretasikan dengan cara yang berbeda. Sebagai contoh, dalam ISO-9001:2015, adanya kebijakan mutu itu suatu persyaratan yang tak perlu diinterpretasikan lagi. Anda tidak bisa menunjukkan kebijakan mutu, itu ketidaksesuaian. Tetapi persyaratan seperti “harus mempertimbangkan konteks organisasi dalam perencanaan sistem manajemen mutu” itu bisa multi interpretasi. Bagaimana membuktikan bahwa konteks dipertimbangkan? Apakah harus terdokumentasi? Apakah harus dikaitkan langsung dalam penentuan resiko? Tidak diatur dalam standar ISO-9001:2015.

Auditor yang profesional dan berkompeten melihat esensi dari persyaratan dan mencoba mencari bukti bahwa persyaratan itu dipenuhi. Contoh terkait dengan mempertimbangkan konteks organisasi dalam perencanaan sistem manajemen mutu, auditor akan mencoba menggali apakah suatu pengaturan, suatu aspek, suatu komponen dalam sistem manajemen mutu mencerminkan upaya untuk mengelola permasalahan yang melingkupi organisasi. Mereka tidak akan gegabah untuk menerbiat temuan ketidaksesuaian hanya karena tidak ada bukti terdokumentasi adanya kaitan antara konteks organisasi dan perencanaan sistem manajemen. Karena dokumentasi itu memang tidak disyaratkan.

Tetapi sayangnya, harus diakui, ada sedikit Auditor yang tidak mempunyai kompetensi yang cukup. Juga mungkin, integritas yang cukup. Ada yang tidak mampu melepas persepsi tentang suatu cara penerapan persyaratan yang mungkin diperoleh dari organsisai lain. Dan itulah yang bisa melahirkan temuan audit yang seharusnya bukan temuan. Dan Anda berhak untuk tidak menerima temuan seperti itu.

Mengajukan keberatan terhadap temuan audit

Pahami dengan baik persyaratan yang melatarbelakangi temuan audit

Sebelum Anda mengajukan keberatan, Anda harus yakin bahwa temuan (tentu yang dimaksud adalah temuan ketidaksesuaian) sebetulnya tidak melanggar persyaratan apapun dalam sistem manajemen di organisasi Anda. Entah itu persyaratan dari standar sistem manajemen yang menjadi acuan audit (ISO-9001, IATF-16949, ISO-14001 dan lain-lain), persyaratan pihak eksternal yang berlaku atau persyaratan yang dibuat sendiri oleh organisasi Anda. Pahami dulu persyaratan dan berbagai pendekatan yang bisa diambil untuk memenuhi persyaratan tersebut. Anda mungkin harus googling. Mungkin juga harus diskusi dengan pihak lain yang berkompeten. Semetara forum diskusi tentang penerapan sistem manajemen sedikit sekali di situs-situs internet Indonesia, Anda bisa menemukannya banyak di situs luar sana. Anda bisa berkunjung ke Elsmar.com, Anda bisa juga berdiskusi di group-group diskusi di Linkedin.

Minta klarifikasi tentang temuan audit

Minta klarifikasi terlebih dahulu ke Auditor bersangkutan. Lewat email adalah cara yang terbaik sehingga Anda bisa menelusurinya bila nantinya Anda melanjutkan proses pengajuan keberatan secara resmi. Tulis dalam bahasa yang lugas dan sopan. Misalnya: Saya ingin meminta klarifikasi tentang temuan…Menurut pendapat saya, persyaratan terkait tidak mengatur bahwa…Mohon klarifkasinya agar kami dapat menindaklanjuti dengan baik.

Auditor yang profesional akan terbuka dengan permintaan klarifikasi. Dia akan jelaskan lebih rinci mengapa hal itu menjadi temuan. Sampai disini Anda bisa saja me,batalkan upaya mengajukan keberatan bila Auditor dapat membuat klarifikasi dengan baik. Atau bila dari penjelasan Auditor Anda menangkap bahwa tindak lanjut yang diperlukan adalah suatu hal yang sederhana, hal kecil yang bisa Anda terima, Anda juga bisa membatalkan pengajuan keberatan. Sebagai catatan, Anda mungkin saja harus berbalas email beberapa kali. Tetap secara lugas, langsung ke inti permasalahan, sopan dan profesional.

Pengajuan keberatan tentang temuan audit secara resmi

Baru bila Anda tetap tidak bisa menerima klarifikasi dari Auditor, Anda mengajukan keberatan secara resmi. Dalam situs-situs resmi badan sertifikasi, Anda akan menemukan prosedur untuk Appeal Submittal. Pengajuan keberatan. Ikuti prosedur tersebut. Tetap fokus pada inti dari keberatan Anda dan lengkapi dokumen-dokumen yang diperlukan.

Disini, auditor tidak terlibat dalam pembahasan keberatan. Badan sertifikasi akan membentuk komite untuk membahas hal tersebut. Anda tinggal tunggu jawaban mereka apakah temuan Anda dicabut atau tidak.

Keberatan Anda tidak diterima? Bisa lanjut pada keluhan.

Bila kebertana Anda tidak diterima dan Anda tetap tidak puas dan yakin bahwa Anda benar, Anda bisa mengajukan komplain secara resmi ke Badan Sertifikasi. Lakukan ini hanya bila Anda yakin bahwa Anda punya dasar yang kuat bahwa temuan itu seharusnya bukan temuan. Tidak puas juga? ajukan keluhatn ke lembaga yang mengakreditasi Badan Sertifikasi tersebut.

Beberapa Catatan dan Saran

Proses pengajuan keberatan sampai keluhan itu panjang, tapi faktanya tidak dibutuhkan sepanjang itu. Dalam beberapa kasus yang pernah dialami client saya dan banyak kasus yang saya ketahui dari pihak lain, masalah temuan jarang sekali yang sampai pada pengajuan formal appeal (keberatan secara resmi). Beberapa catatan penting yang hal yang mungkin perlu menjadi catatan penting adalah:

Pastikan bahwa temuan itu memang selayaknya bukan temuan audit

Ini adalah catatan penting yang harus saya ulangi. Pelajari dengan baik temuan, pelajari dengan baik persyaratan yang menurut Auditor tidak terpenuhi oleh sistem manajemen Anda.

Boleh coba-coba tindakan koreksi

Intinya, temuan yang tidak valid harus Anda sanggah kalau Anda anggap itu memerlukan perubahan sistem yang signifikan dan merepotkan. Kadang untuk hal ini, Anda harus mencoba mengajukan terlebih dahulu koreksi dan tindakan koreksi yang ringan. Bila diterima, selesai. Bila tidak diterima, Anda bisa melakukan proses seperti di atas. Minta klarifikasi. Pengajuan ‘coba-coba’ ini nantinya memang akan merubah keberatan terhadap temuan menjadi keberatan terhadap tanggapan auditor terhadap temuan. Itu tidak menjadi masalah.

Kompromistis

Diskusi, balas membalas email dalam setiap tahapan itu bukan mencari kemenangan. Anda tidak perlu berharap Auditor atau komite internal Badan Sertifikasi mencabut temuan (walaupun kemungkinan itu ada dan boleh saja berharap seperti itu). Yang terpenting adalah Anda tidak perlu merubah sistem secara signifikan yang menurut Anda tidak diperlukan. Sikap kompromistik ini perlu dipertahankan di setiap tahapan yang Anda lalui.

Jangan Khawatirkan keberatan Anda akan jadi masalah besar

Badan Sertifikasi (termasuk Auditor) biasanya akan menghindari munculnya keberatan secara formal, apalagi keluhan secara formal. Sebab itu akan merepotkan mereka saat adanya pemeriksaan dari lembaga Akreditasi. Mereka akan berupaya menyelesaikan masalah tersebut. Jadi, yakinlah masalah Anda akan selesai dengan cepat. Ditambah dengan kesediaan Anda untuk ‘kompromi’, penyelesaian cepat itu akan lebih mungkin terjadi.

Jangan tergantung pada komunikasi verbal

Semua pihak dalam badan sertifikasi (Marketing, Auditor dan lainnya) sangat menyarankan, malah berkesan memaksa mau berdiskusi secara verbal dan mengunjungi kantor mereka. Anda boleh mengikuti saran tersebut tetapi bila tidak ada penyelesaian yang memuaskan, kembali saja pada komunikasi tertulis. Dalam kasus klien saya beberapa waktu yang belum lama ini, saya menyarankan client saya tidak mengikuti saran mereka karena satu dan lain alasan. Itu terbukti juga tidak menjadi masalah yang berkepanjangan. Komunikasi tertulis lewat email membuat Anda bisa menelusuri masalah dan perkembangannya nanti saat diperlukan.

Pisahkan masalah lain dengan temuan audit

Ada kalanya temuan itu muncul terkait dengan masalah integritas Auditor (kasus yang sangat jarang tetapi saya temui pada kasus klien saya belum lama berselang), pelanggaran terhadap persyaratan yang mereka sendir haris ikuti (ISO-17021-1). Tetapi Anda harus memisahkan kedua hal tersebut walaupun berkaitan. Masalah integritas bisa Anda keluhkan, tetapi terpisah dengan masalah keberatan terhadap temuan.

Ibrohim Ilyas

 

 

 

 

Leave a Reply