Sistem manajemen mutu

Kata sistem manajemen akan selalu muncul dalam benak anda setiap kali bicara tentang ISO 9001, ISO TS-16949 dan standar-standar sistem manajemen lain. Apa sebetulnya sistem manajemen?

Pertama tentang sistem. Apa itu sistem? Kata “sistem” muncul dalam banyak kombinasi: sistem komputer, sistem keamanan, sistem akuntansi, sistem pemerintahan dan beribu-ribu kata lain yang bisa disandingkan dengan sistem. Sistem adalah kesatuan berbagai komponen yang saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jadi kata kuncinya adalah ‘komponen-komponen’ dan ‘tujuan’. Contohnya, Sistem komputer adalah kesatuan dari berbagai komponen: software, monitor, hardisk, keyboard dll yang saling berkaitan untuk melakukan komputasi. Sistem keamanan adalah kesatuan dari berbagai komponen: security personnel, peralatan, pos jaga dll untuk melakukan pengamanan.

Sistem manajemen mutu

Bagaimana dengan sistem manajemen mutu? Arti kata dasar dari manajemen adalah pengaturan. Maka sistem manajemen mutu adalah kesatuan dari berbagai komponen (komponen dalam hal ini adalah prosedur, manual, struktur organisasi, kebijakan dan sebagainya) untuk melakukan pengaturan aktifitas-aktifitas yang mempengerahui mutu produk atau pelayanan yang dihasilkan organisasi.

Banyak orang yang mempersepsikan sistem manajemen mutu sebagai sekumpulan dokumen prosedur, manual, instruksi kerja yang terkait dengan mutu. Atau lebih sederhana lagi sebagai ‘satu bundle dokumen mutu’. Persepsi tersebut sebetulnya tidak terlalu salah, karena komponen dari sistem manajemen manapun adalah hal hal yang bersifat mengatur yang biasanya dalam bentuk tertulis. Masalahnya adalah apakah sistem tersebut dapat secara efektif diterapkan atau tidak. Apakah segala aturan tertulis tersebut dapat diterapkan dan membuat kinerja mutu organisasi menjadi baik atau tidak.

Bila seseoran ditanya ’mana sistem manajemen mutu organisasi anda?’ dan dia menunjukkan satu set prosedur, manual dan dokumen lainnya, dia tidak salah. Telunjuknya sudah menunjuk pada obyek yang tepat. Tetapi bila ternyata segala aturan dalam prosedur, manual jauh berbeda dari apa yang dilakukan oleh orang orang dalam organisasi tersebut, kita bisa mengambil kesimpulan bahwa sistem manajemen mutu yang ditunjuk bukan sistem manajemen organisasi tersebut. Atau kesimpulan yang lebih ringan, sistem manajemen mutu yang ditunjuk tidak ada gunanya bagi organisasi tersebut.

Setiap hal yang bersiafat ‘aturan’ tidak akan ada gunanya bila tidak dipatuhi. Aturan selalu berpasangan pada implementasi. Begitu juga dengan sistem manajemen mutu. Kita tidak bisa menilai bagus atau tidaknya sistem manajemen mutu suatu organisasi dari sekumpulan dokumen kebijakan, struktur organsiasi, prosedur, instruksi kerja saja, tetapi dari sejauh mana sekumpulan dokumen tersebut diterapkan dan efektif memperbaiki dan menjaga kinerja mutu organisasi.

Merancang Sistem manajemen mutu

Sebagaimana diuraikan diatas, sistem manajemen mutu adalah kesatuan dari kebijakan, prosedur, manual, struktur organisasi dan aturan aturan lain untuk mengatur aktifitas-aktifitas terkait dengan mutu. Maka merancang sistem manajemen mutu tidak lain adalah merancang berbagai hal tersebut (kebijakan, prosedur, manulan dan lain-lain). Secara sederhana dapat dikatakan bahwa merancang sistem manajemen mutu adalah merancang berbagai aturan terkait dengan mutu, dimana berbagai aturan tersebut nantinya saling berkaitan dan membentuk sebuah sistem manajemen mutu.

Aturan apa yang harus dirancang? Pastinya adalah setiap aktifitas yang mempengaruhi mutu produk. Aktifitas-aktifitas yang mempengaruhi mutu dalam setiap organisasi berbeda-beda, tergantung dari jenis organisanya (Manufaktur atau jasa) dan juga tergantung dari produknya (misalnya, aktifitas yang mempengaruhi mutu dalam organisasi penyedia jasa kesehatan tentu berbeda dengan jasa konstruksi).

Contoh dari aktifitas yang harus diatur dalam merancang sistem manajemen mutu yang spesifik di organsiasi manufaktur: perancangan produk, perancangan proses produksi, penjadwalan produksi, produksi, inspeksi dan pengujian, pemeliharaan alat produksi dan sebagainya.

Contoh aktifitas yang harus diatur dalam merancang sistem manajemen mutu yang spesifik di organisasi pendidikan: Penerimaan siswa, perancangan kurikulum, pengujian kurikulum, penjadwalan kelas, proses belajar mengajar, evaluasi proses belajar mengajar, remedial dan sebagainya.

Beberapa aktifitas yang mempengaruhi mutu berikut ada dalam setiap organisasi manapun seperti pembelian, rekrutmen personil, pelatihan, pengendalian dokumen, pengendalian catatan dan beberapa aktifitas umum lain.

ISO 9001 – Standar Sistem manajemen mutu

ISO-9001 lahir pada tahun 1987. Judul pada waktu terbit pertama kali adalah standard for quality assurance, baru diganti menjadi standard for quality management system pada tahun 2000. Sebagaimana judulnya, standar ini berisi persyaratan tentang bagaimana seharusnya sebuah sistem manajemen mutu, aktifitas apa saja yang harus diatur, apa saja dalam aktifitas tersebut yang harus diatur, dokumen apa yang harus dibuat dan sebagainya.

ISO-9001 adalah standar sistem manajemen yang bersifat umum. Atau bisa juga dikatakan sebagai panduan umum bagaimana merancang sistem manajemen mutu. ISO-9001 tidak memberi panduan spesifik tentuk bagaimana mengatur suatu aktiftas tetapi hanya berisi persyaratan apa saja yang harus diatur. Misalnya, dalam aktifitas pembelian, ISO-9001 mensyaratkan agar organisasi melakukan pemilihan dan evaluasi pemasok (untuk barang yang mempengaruhi produk akhir) tetapi ISO-9001 tidak berisi persyaratan yang spesifik bagaimana melakukan pemilihan dan evaluasi pemasok. Teknis pemilihan dan evaluasi diserahkan kepada organisasi masing masing.

Versi terakhir yang berlaku sekarang adalah ISO-9001:2015. Versi ini menggunakan tiga prinsip dasar: Pendekatan proses, PDCA dan Risk Based thinking. Klasul-klausul ISO-9001:2015 dapat dilihat disini: ISO-9001:2015 Selayang pandang. Referensi lebih lengkap: ISO.org.

Panduan dan Standar Sistem manajemen mutu untuk jenis organisasi spesifik

Selain ISO 9001, ada beberapa standar lain yang juga dikeluarkan oleh badan yang sama (International organisation for standardization) tentang sistem manajemen mutu seperti ISO TS-16949, standar sistem manajemen mutu untuk industri automotive, ISO TL 9000 untuk industri telekomunikasi dan sebagainya.

Untuk beberapa jenis organisasi, International organization for standardization juga mengeluarkan beberapa panduan untuk beberapa jenis organisasi tertentu seperti:

ISO IWA 2 : International Work Agreement, panduan penerapan sistem manajemen mutu untuk organisasi yang memberikan layanan kesehatan

ISO IWA 2 : Panduan penerapan sistem manajemen mutu untuk institusi pendidikan

ISO IWA 4 : Panduan penerapan sistem manajemen mutu utnuk badan pemerintah

ISO IWA bukanlah standar, jadi organisasi tidak ada proses sertifikasi dan sertifikat untuk panduan panduan tersebut. Sertifikat yang dikeluarkan tetap sertifikat ISO 9001.

Mendapatkan Sertifikat ISO 9001

Sertifikat ISO 9001 adalah sertifikat yang membuktikan bahwa organisasi telah membangun sistem manajemen mutu, menerapkan dengan efektif dan sesuai dengan persyaratan-persyaratan ISO-9001.

Sertifikat ISO 9001 dikeluarkan oleh badan sertifikasi yang telah diakreditasi dan dinyatakan berhak mengeluarkan sertifikat. Beberapa badan sertifikasi yang beroperasi di Indonesia: SGS, Lloyd, BV, Sucofindo dan lain lain.

Sertifikat ISO-9001 dikeluarkan setelah auditor dari badan sertifikasi melakukan audit sistem manajemen mutu di organisasi yang ingin memperoleh sertifikat ISO 9001 dan auditor menyimpulkan bahwa organisasi tersebut telah membangun dan menerapkan sistem manajemen mutu secara efektif dan sesuai dengan persyaratan ISO 9001.

Tentang Konsultan ISO 9001

Konsultan ISO 9001 adalah pihak yang membantu organisasi dalam merancang sistem manajemen mutu (berarti merancang berbagai aturan dan dokumentasi yang menjadi komponen sistem manajemen mutu), menjamin bahwa berbagai aturan tersebut layak dan dapat diterapkan secara efektif, dan membimbing organisasi sampai meraih sertifikat ISO 9001. Untuk bahan bacaan: Konsultan ISO.

Leave a Reply