Sistem manajemen mutu di lembaga pendidikan

Penerapan sistem manajemen mutu di lembaga pendidikan, mengacu pada ISO-9001 pada prinsipnya sama saja dengan penerapan di jenis organisasi lain. Tahapannya kurang lebih sama, konsep dasarnya pun sama. Yang berbeda adalah proses-proses yang diperlukan, yang disebabkan dari perbedaan produk, pihak berkepentingan dan konteks organisasi.

Perencanaan penerapan sistem manajemen mutu di lembaga pendidikan

Pendifinisan produk

Karena mutu yang dimaksud dalam sistem manajemen mutu adalah mutu produk, maka penting untuk membuat jelas terlebih dahulu apa yang disebut produk dalam lembaga pendidikan. Produk dalam lembaga pendidikan adalah edukasi, yang berarti pengetahuan, kemampuan dan nilai-nilai yang tertanam dalam diri peserta pendidikan. Itulah produk paling akhir dari seluruh mata rantai pendidikan dan merupakan produk utana. Produk tambahan tentu juga ada. Dokumen-dokumen yang diserahkan kepada siswa dan pihak lain yang berkepentingan adalah produk tambahan yang juga harus terjaga mutunya. Beberapa sekolah memberikan layanan tambahan lain seperti asrama, kantin dan lain-lain yang menjadi bagian dari keseluruhan produk yang dimanfaatkan siswa.

Mengetahui pihak-pihak berkepentingan dan harapannya

Hal selanjutnya yang harus dilakukan dalam penerapan sistem manajemen mutu di lembaga pendidikan adalah mengetahui pihak-pihak yang berkepentingan dan harapannya terhadap lembaga pendidikan. Pihak berkepentingan dalam lembaga pendidikan adalah siswa, orang tua siswa, pemerintah, Badan akreditasi, masyarakat, dunia kerja dan sekolah tingkat lanjut yang akan menyerap lulusan dari lembaga pendidikan terkait. Lalu Lembaga pendidikan harus dapat mengidentifikasi dengan jelas apa harapan dari semua pihak yang berkepentingan tersebut. Apa yang diinginkan siswa? Proses registrasi yang cepat? Informasi perkuliahan yang mudah diakses? Apa harapan dunia kerja? Seberapa tingkat ‘siap pakai’ lulusan yang diharapkan? dan seterusnya.

Memahami konteks organsiasi

Lalu, pembahasan konteks organisasi adalah tahap selanjutnya. Konteks organisasi adalah issue-issue dan permasalahan yang melingkupi organisasi, baik internal maupun eksternal yang dapat mempengaruhi efektifitas sistem manajemen mutu dalam memenuhi harapan pihak-pihak berkepentingan. Organisasi dalam sektor yang sama mempunyai konteks yang berbeda-beda. Misalnya, suatu lembaga pendidikan mempunyai permasalahan dalam memenuhi standar kompetensi pengajar, lembaga pendidikan yang lain tidak. Satu lembaga pendidikan mempunyai permasalahan dalam memenuhi persyaratan baru dari badan akreditasi, lembaga lain tidak. Semua issue-issue dan permasalah tersebut harus diinvetarisir sebelum melangkah pada tahapan penerapan selanjutnya.

Persyaratan tentang konteks organisasi ini adalah persyaratan yang baru, atau paling tidak ditegaskan dengan lebih jelas dalam ISO-9001:2015. Memahami konteks akan membuat sistem manajemen mutu 2 organisasi menjadi berbeda walaupun, misalnya, produk dan ukuran organisasinya sama.

Menetapkan proses-proses

Untuk dapat memberikan pelayanan pendidikan, memberikan edukasi tentu butuh berbagai macam proses. Dari mulai perancangan kurikulum, pendaftaran, pengajaran, evaluasi, ditambah dengan proses pendukung seperti pemeliharaan sarana dan prasarana, pengendalian dokumen, pengarsipan dan sebagainya. Semua proses tersebut harus teridintikasi, jelas input dan outputnya, jelas interaksi dengan proses lain, penanggung jawabnya.

Penetapan proses-proses juga mencakup penetapan indikator kinerja, indikator yang dapat menggambarkan tingkat keberhasilan proses-proses. Indikator kinerja proses-proses tentu harus berkaitan erat dengan harapan dari berbagai pihak yang berkepentingan.

Mempelajari resiko dan tindak lanjut

Persyaratan untuk mempelajari resiko dari proses-proses adalah hal yang baru dalam ISO-9001. Persyaratan ini mengganti persyaratan tindakan pencegahan. Dengan persyaratan ini, organisasi harus mempelajari resiko-resiko yang ada dalam setiap proses dalam mencapai sasaran kinerjanya. Mempelajari resiko harus berkaitan dengan konteks organisasi dan sasaran kinerja proses-proses yang ingin dicapai.

Resiko tentu tidak hanya dipelajari, tapi juga ditindaklanjuti. Resiko yang besar perlu mendapat prioritas untuk tindak lanjut. Tindak lanjut bisa bermacam ragam. Bisa perbaikan sumber daya, bisa perbaikan proses itu sendiri, bisa perbaikan kebijakan dan sebagainya.

Ujung dari tahapan-tahapan diatas adalah pengaturan berbagai proses dan elemen lain dalam sistem manejemen mutu yang dapat sejauh mungkin menjamin terpenuhinya mutu pendidikan.

Penerapan, Pemantauan dan Perbaikan

Setelah berbagai pengaturan proses ditetapkan, organisasi harus menerapkan sistem manajemen mutu, memantau efektifitas dan melakukan perbaikan secara berkelanjutan.

Pemantauan dapat dilakukan dengan pelaporan kinerja secara berkala, audit internal maupun tinjauan manajemen. Hasil dari pemantauan adalah perbaikan-perbaikan untuk peningkatan kinerja proses-proses dan sistem manajemen mutu secara keseluruhan

Leave a Reply