Perencanaan Upgrading ISO-9001:2015

Tahapan yang benar tentu penting dalam pekerjaan apapun, termasuk dalam upgrading sistem manajemen mutu ISO-9001:2015. Tahapan yang terbalik bisa membuat hasil yang tidak maksimal, pekerjaan yang harus diulang dan akhirnya pemborosan waktu. Lalu bagaimana tahapan dalam up-grading sistem manajemen

mutu agar sesuai dengan ISO-9001:2015? Jawabannya sebetulnya sudah tercantum juga dalam teks ISO-9001:2015 walaupun tidak secara eksplisit: PDCA, risk based thinking dan process approach. Tiga pendekatan dasar tersebut memberi panduan bagaimana tahapan secara garis besar penerapan ISO-9001:2015 dan metoda yang perlu digunakan. Tiga pendekatan tersebut dapat diuraikan dalam bentuk tahapan sebagai berikut

1. Lakukan pembahasan tentang konteks organisasional.

Konteks organisasi adalah semua permasalahan-permasalahan yang kini dihadapi organisasi, baik yang bersumber dari internal maupun eksternal yang dapat mempengaruhi kinerja sistem manajemen mutu nantinya. Pembahasan konteks organisasi ini penting agar sistem manajemen mutu yang dibentuk nantinya benar-benar mempertimbangkan situasi dan kondisi yang dihadapi organisasi saat ini.

Bagaimana mengidentifikasi permasalahan-permasalahan besar yang kini dihadapi organisasi? Lakukan pembahasan dengan pihak manajemen. Mereka adalah pihak yang mempunyai pandangan jauh tentang permasalahan dan tantangan yang dihadapi untuk memajukan organisasi.

Apa saja permasalahan yang perlu diidentifikasi? Dalam klausul 4.1 ISO-9001:2015 disebutkan permasalahan-permasalahan yang mungkin ada: regulasi, teknologi, kompetisi, kondisi pasar, lingkungan budaya, sosial, ekonomi, nilai-nilai yang dianut organisasi, budaya organisasi, pengetahuan organisasi dan kinerja organisasi. Ini tentu bisa menjadi panduan dalam mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi saat ini, tapi tidak perlu semua harus menjadi masalah tentunya. Jumlah dan jenis permasalahan yang dianggap penting pasti berbeda untuk setiap organisasi. Suatu organisasi bisa saja mempunyai permasalahan tentang teknologi, organisasi yang lain bisa saja tidak. Juga, bisa saja permasalahan yang dihadapi diluar dari yang disebut pada klausul 4.1 tersebut.

Pembahasan konteks organisasinal sebaiknya juga mencakup pembahasan tentang perkembangan kebutuhan dan persyaratan dari pihak-pihak terkait, kebutuhan dan persyaratan yang relevan dengan sistem manajemen organisasi. Kebutuhan dan persyaratan pelanggan pasti terkait dengan sistem manajemen mutu. Disamping itu mungkin ada kebutuhan dan persyaratan lain, tergantung dari produk dan  layanan organisasi. Untuk organisasi pendidikan, misalnya, persyaratan pemerintah, persyaratan pendidikan lanjut, kebutuhan duia industri yang menyerap lulusannya juga adalah kebutuhan dan persyaratan yang pasti terkait dengan sistem manajemen mutu.

Konteks organisasional dapat dituangkan dalam bentuk laporan. Laporan ini nantinya akan menjadi pertimbangan penting pada tahap upgrading sistem manajemen mutu maupun penerapan baru.

2. Petakan proses-proses bisnis dalam organsisasi Anda

Peta proses biasanya sudah ada pada organisasi yang menerapkan ISO-9001 edisi sebelumnya. Dokumen ini dapat digunakan. Ada baiknya juga ditinjau kembali.

Proses apa saja yang harus tercakup? Saya cenderung menyarankan agar semua proses bisnis dimasukkan dalam peta proses. Ini akan membuat sistem manajemen mutu melekat dengan operasi bisnis organisasi, seperti yang disyaratkan pada klausul 5.5.1.c ISO-9001:2015. Juga, karena banyak proses yang memang tidak disyaratkan oleh ISO-9001 mempengaruhi proses lain dan juga dipengaruhi proses lain. Misalnya, proses pembayaran dan penagihan, proses pemasaran adalah proses-proses yang cenderung dikeluarkan dari peta proses sistem manajemen mutu karena tidak ada persyaratan ISO-9001 terkait proses tersebut. Tetapi proses-proses tersebut mempengaruhi juga kinerja organisasi secara keseluruhan dan berkaitan dengan kinerja proses yang lain. Misalnya proses penagihan yang berkinerja buruk akan membuat sulit bagi organisasi dalam mengatur aliran dana untuk penyediaan sumber daya. Juga, proses penagihan, untuk beberapa organisasi, dipengaruhi oleh kinerja proses lain misalnya kelengkapan dokumen penagihan yang harus disediakan bagian operasional. Tanpa memasukkan proses penagihan dalam peta proses, hal yang perlu mendapat perhatian pada proses operasional menjadi terabaikan.

Kesulitan utama dalam pemetaan proses adalah pada penentuan lingkup setiap proses. Sebuah proses bisa saja dipecah menjadi beberapa proses. Sebaliknya, beberapa proses bisa saja digabung menjadi hanya 1 proses. Tergantung ‘tingkat ketinggkian’ darimana kita melihat. Misalnya, proses pengadaan bisa dipecah menjadi proses pembelian, proses pemilihan dan evaluasi pemasok, proses penerimaan barang. Apakah kita harus menyebutnya proses pengadaan saja atau memecahnya menjadi 3 proses. Saya cenderung untuk, sejauh mungkin menggabungkan beberapa proses dalam suatu proses besar bila kita dapat menentukan tujuan akhir proses yang sama. Alasannya adalah:

Makin sempit lingkup proses, makin banyak indikator kinerja harus kita buat. Mengapa? karena klausul 4.4.1.c ISO-9001:2015 mensyaratkan demikian. Terlalu banyak pemecahan akan menjadikan pemilik proses cenderung fokus pada kinerja parsial dan melonggarkan perhatian pada kinerja akhir dari proses besar yang melingkupinya.

3. Lakukan analisa resiko untuk setiap proses

Analisa resiko adalah bentuk penerapan dari persyaratan risk based thinking dalam klausul 4.4.1.f dan juga klausul 6.1 ISO-9001:2015.

Analisa resiko dimulai dari identifikasi semua resiko yang ada pada setiap proses. Resiko-resiko tersebut lalu ditelaah lebih lanjut. Berapa tingkat kemungkinan terjadinya? berapa tingkat dampaknya bila terjadi. Dua hal tersebut, tingkat kemungkinan dan tingkat dampak menjadi 2 pertimbangan dasar apakah resiko perlu ditindaklanjuti dengan perbaikan proses atau dapat diabaikan.

Untuk organisasi yang sudah menerapkan sistem manajemen keselamatan kerja maupun sistem manajemen lingkungan, analisa resiko sudah tak asing lagi. Bedanya dengan analisa resiko pada ISO-9001:2015 adalah pada jenis resikonya. Bila pada sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja jenis resiko yang diperhatikan adalah resiko kesehatan dan keselamatan orang, maka pada ISO-9001:2015 adalah resiko terkait dengan mutu hasil dari proses. Prinsip dasarnya sama, tetapi kriteria tingkat kemungkinan dan tingkat dampak perlu disesuaikan.

Untuk organisasi yang sudah menerapkan ISO/TS-16949 analisa resiko juga sudah tidak asing lagi. FMEA adalah bentuk dari analisa resiko yang mungkin terjadi pada proses produksi. Tetapi karena kriteria-kriteria tingkat kemungkinan dan dampak pada  FMEA hanya bersangkutan dengan produk, penggunaan pada proses lain perlu disesuaikan.

Ingat juga bahwa ISO-9001:2015 menyebut resiko bersandingan dengan peluang. Meskipun konsep ini tidak lazim dalam manajemen resiko, tetapi mudah saja diterapkan. Organisasi cukup memasukkan berbagai ketidakpastian yang dapat menguntungkan dan menelaahnya apakah hal tersebut dapat dibuat lebih pasti agar keuntungan yang ada dapat diperolah berkelanjutan.

4. Tentukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan

Perbaikan dilakukan untuk resiko-resiko yang dianggap besar. Besar kecilnya resiko tentu ditentukan dari nilai tingkat kemungkinan dan tingkat dampak. Klausul 6.1.2 ISO-9001:2015 mensyaratkan agar tindakan tersebut direncanakan dan efektifitasnya dievaluasi.
Tindakan perbaikan untuk penanganan resiko juga harus dilaporkan pada tinjauan manajemen berikutnya, sesuai dengan persyaratan klausul 9.3.2.e.
Tindakan dapat saja perbaikan peralatan, pengadaan peralatan baru, peningkatan kompetensi, perbaikan prosedur dan sebagainya.

5. Tentukan sasaran

Mengapa sasaran ditentukan setelah analisa resiko? Karena setelah analisa resiko, kita jadi tahu apa saja potensi kegagalan yang ada pada setiap proses, dan apa perbaikan yang feasible untuk dilakukan. Atas dasar itu kita bisa memperkirakan seberapa baik kinerja proses yang ingin kita capai.
ISO-9001:2015 mensyaratkan agar sasaran ditentukan pada fungsi, tingkat dan proses yang relevan. Persyaratan ini tidak berarti kita harus secara tegas memisahkan sasaran untuk setiap fungsi, tingkat dan proses. Kadang sasaran suatu proses bisa berarti sasaran suatu fungsi atau malah beberapa fungsi dan juga suatu tingkatan dalam organisasi, misalnya divisi tertentu.
Cara termudah untuk menetapkan sasaran adalah mengambil dari indikator-indikator kinerja pada proses-proses. Indikator kinerja dalam suatu proses tersebut bisa saja berarti indikator kinerja suatu fungsi, beberapa fungsi atau suatu tingkatan tertentu dalam organisasi.

6. Pengaturan Proses-proses

Kita sudah tahu apa saja proses-proses dalam organisasi kita, kita sudah tahu permsasalahan yang dihadapi, tindakan yang diperlukan untuk menangani resiko dan juga sasaran kinerja yang ingin dicapai. Sekarang saatnya mengatur proses-proses dengan mempertimbangkan semua hal tersebut diatas.
Pengaturan proses bisa berarti menyusun suatu prosedur, instruksi kerja, standar atau bentuk tertulis lain. Bila memungkinkan, mungkin saja proses diatur dalam suatu job-description. ISO-9001:2015 tidak mensyaratkan satu proses pun untuk diatur dalam prosedur terdokumentasi. Kita sendiri yang menentukan apakah perlu aturan terdokumentasi atau tidak. Pertimbangannya tentu kompetensi, perulangan proses, kompleksitas proses.
Pengaturan proses adalah ujung dari perencanaan sistem manajemen mutu, baik dalam konteks upgrading maupun pengembangan awal sistem manajemen mutu. Tahap selanjutnya setelah perencanaan tentu adalah penerapan. Selanjutnya pemantauan efektifitas berbagai pengaturan proses yang telah dibuat dan perbaikan berkelanjutan.

 

 

Leave a Reply