Proses Penyaringan Lamaran

Bagaimana proses yang efektif menyaring lamaran yang masuk agar karyawan yang diterima adalah kandidat paling potensial?

Setelah menerima lamaran melalui proses rekrutmen, tugas rekruter selanjutnya adalah menyaring kandidat-kandidat untuk menemukan kandidat yang paling potensial yang memenuhi persyaratan-persyaratan yang ditentukan. Ada banyak sekali prosedur, metoda dan alat bantu test yang bisa digunakan tetapi secara umum, proses penyaringan selalu melalui beberapa tahapan berikut:

Biographical information based screening

Penyaringan berdasarkan informasi biografis pelamar dilakukan dengan mempelajari informasi tertulis yang masuk dan membandingkannya dengan persyaratan yang ditentukan. Dua kelompok dokumen yang digunakan untuk biographical information based screening:

1. Resume dan Isian Form Lamaran

Tidak ada yang dapat menjamin bahwa apa yang tertulis dalam resume dan form isian adalah akurat 100%. Sebagian kandidat mungkin saja, baik sengaja atau tidak, menuliskan informasi yang tidak benar. Maka tugas dari rekruter adalah melakukan pemeriksaan eksternal untuk memeriksa kebenaran informasi yang tertulis. Karena pemeriksaan membutuhkan sumber daya yang tidak sedikit, ada baiknya pemeriksaan eksternal (misalnya melalui hubungan telpon dengan perusahaan sebelumnya) dilakukan setelah penyaringan manual, setelah menyingkirkan sebagian lamaran yang dinilai tidak memenuhi persyaratan.

2. Suran rekomentasi atau surat referensi

Surat rekomendasi dari perusahaan sebelumnya biasanya bernada sama, melulu hal-hal yang positive tentang calon karyawan. Meski begitu, tetap ada informasi yang didapat dari surat rekomendasi. Rekruter dapat mempelajari karakteristik apa yang disebut berulang pada beberapa surat rekomendasi tentang satu orang calon karyawan. Itu makanya beberapa perusahaan mensyaratkan agar calon karyawan mengumpulkan sejumlah surat rekomendasi, tidak hanya 1 atau 2. 

Surat rekomendasi pun dapat diperiksa bersamaan dengan pemeriksaan resume ke perusahaan dimana sebelumnya calon karyawan bekerja dengan menambahkan beberapa pertanyaan khusus seperti “Apa yang harus ditingkatkan dari karyawan ini?” (bentuk positif dari “Apa kekurangan dari karyawan ini?” untuk mengantisipasi kecenderungan orang untuk menhindari pengungkapan hal-hal yang negatif).

Test

Test membutuhkan waktu dan tenaga, sehingga dilakukan terbatas pada clon karyawan yang telah melewati penyaringan biografis. Berbagai macam test yang bisa dilakukan biasanya dipilih sesuai dengan resiko yang dihadapi oleh rekruter.

Test kemampuan kognitif.

Test ini mengukur intelejensia calon karyawan, kemampuan verbal dan matematik. Test ini dianggap mempunyai validitas yang tinggi, artinya, secara statistik, dari berbagai jenis pekerjaan secara umum, didapatkan bahwa makin tinggi hasil test kognitif makin besar keberhasilan calon karyawan dalam pekerjaan. Test ini juga dapat dilakukan dengan biaya murah karena materi test yang kredibel biasanya cukup mudah diperoleh.

Test work sample

Test ini mengukur potensi calon karyawan langsung dengan melihat bagaimana calon karyawan melakukan pekerjaan yang nantinya akan ditempati. Test ini dapat melengkapi atau malah mengganti test cognitive. Mengapa bisa menjadi pengganti? Karena melalui test ini, beberapa kemampuan cognitive akan dapat dipantau. Selain itu, test ini lebih fokus menampilkan potensi calon karyawan pada parameter-parameter yang benar-benar dibutuhkan. Misalnya, untuk posisi pekerjaan operator mesin, calon karyawan diminta untuk melakukan pekerjaan produksi langsung. Rekruter dapat mengamati langsung bagaimana karyawan mengangkat beban berat, melakukan pekerjaan repetitive, memahami kriteria defect dan memeriksa defect. Parameter seperti kemampuan komunikasi verbal, menulis yang biasanya menjadi bagian dalam cognitive test tidak mendapat penekanan dalam test tersebut, yang memang seharusnya begitu. Kelemahan dari test ini adalah pada masalah biaya. Test ini membutuhkan biaya yang lebih mahal dari cognitive test.

Test Kepribadian

Test kepribadian kadang digunakan perusahaan sebagai test pendukung dalam penyaringan pelamar kerja. Ada banyak macam test kepribadian, tetapi 5 macam test yang umumnya digunakan adalah:

  • Test extraversion untuk menguji kemampuan berbicara dan bersosialisasi
  • Test Agreebleness untuk menguji kemampuan kerjasama dan tingkat toleransi terhadap orang lain
  • Test Conscientiousness untuk menguji tingkat kemandirian dan pengorganisasian kerja
  • Test Emotional Stability untuk menguji tingkat pengendalian emosi
  • Test openess to experience untuk menguji tingkat ketertarikan terhadap pengetahuan dan pengalaman baru

Meskipun personality test menjadi semakin populer pada saat ini, dan berbagai macam test telah dirancang secara ilmiah untuk tujuan tersebut, pada kenyataannya, berdasarkan hasil survey, hasil test personality hanya mempunyai sedikit korelasi dengan kinerja karyawan secara umum, kecuali untuk beberapa bidang pekerjaan yang membutuhkan kemampuan khusus, seperti pekerjaan sales yang kinerjanya berkorelasi secara signifikan dengan hasil test extraversion (pengujian kemampuan berbicara dan bersosialisasi).

Test integritas

Test integritas dilakukan untuk menguji apakah calon karyawan mempunyai potensi untuk bertindak curang atau tidak jujur. Test ini kadang diperlukan bila dalam posisi pekerjaan yang ditawarkan mengandung resiko tinggi bagi perusahaan bila terjadi kecurangan, pencurian atau ketidakjujuran. Test ini dapat dilakukan secara tertulis ataupun secara verbal. Test kejujuran secara tertulis tentu lebih mudah, tetapi mempunyai kelemahan dimana calon karyawan bisa saja menjawab pertanyaan tertulis yang berbeda dengan apa yang spontan ada dalam pikirannya. Test tertulis hanya dapat menangkap kondisi ekstreme, misalnya kondisi calon karyawan yang benar-benar menganggap suatu kecurangan sebagai suatu yang dapat dibernarkan. Pada test kejujuran secara verbal, penguji dapat menilai reaksi calon karyawan terhadap suatu pertanyaan. Misalnya, apakah calon karyawan perlu berpikir cukup lama untuk menjawab pertanyaan “Apakah karyawan yang melakukan pencurian hanya sepuluh ribu rupiah perlu dipecat?”.

Dari sekian banyak macam test, apakah semua harus dilakukan? pertanyaan ini selalu dikemukakan, terutama oleh perusahaan kecil menengah dengan sumber daya untuk penyaringan karyawan yang terbatas. Dari sekian banyak macam test, hanya test kognitif dan work sample yang secara signifikan berkorelasi terhadap kinerja karyawan. Jadi, perusahaan dapat memilih salah satu dari test ini saja bila diinginkan untuk menekan biaya dan waktu penyaringan. Test selebihnya dapat dipilih sesuai kebutuhan. Misalnya, bila posisi yang ditawarkan sensitifi terhadap integritas karyawan, maka test integritas perlu dilakukan. Atau bila kemampuan bicara dan bersosialisasi memang menjadi modal utama dalam pekerjaan, maka test extraversian perlu ditambahkan. Tidak semua test diperlukan untuk semua jenis pekerjaan.

 

 

 

Leave a Reply