Mengelola Pelatihan

Dalam setiap persyaratan sistem manajemen selalu ada persyaratan terkait pelatihan. ISO/TS-16949 malah secara eksplisit mensyaratkan adanya prosedur untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan.

Organisasi biasanya memenuhi persyaratan ini dengan menerapkan sistem untuk identifikasi kebutuhan, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi pelatihan.

Tujuan dasar dari pelatihan adalah menutup kesenjangan antara kompetensi yang diinginkan dengan kompetensi yang ada. Kompetensi yang diinginkan bisa saja berarti saat ini atau masa mendatang dalam kaitan dengan rencana strategis organisasi.  Inilah sebetulnya yang harus menjadi pijakan dalam membuat program pelatihan. Bukan sekedar memenuhi persyaratan ISO-9001 atau lainnya, tetapi untuk menutup kesenjangan kompetensi.
Identifikasi Kebutuhan Pelatihan

Kebutuhan pelatihan dapat muncul karena:

Diperlukan untuk memecahkan suatu masalah
Diperlukan dalam kerangka rencana strategis perusahaan
Diperlukan untuk memenuhi standar kompetensi untuk karyawan baru, karyawan yang dirotasi ataupun yang dimutasi.

Dalam pemecahan masalah, misalnya terkait mutu maupun produktifitas, tentu tidak serta merta pelatihan dibutuhkan. Organisasi harus mencari akar penyebab dari masalah. Apakah karena alat? karena prosedur yang tidak layak? karena material? atau karena orang? Bila karena orang, harus digali lagi apakah karena ‘lack of skill’ atau ‘lack of will’? Bila karena lack of skill, apakah perlu mengganti orangnya atau meningkatkan skill-nya? Pelatihan dibutuhkan bila penyebabnya adalah ‘orang’ terkait dengan ‘skill’ dan diputuskan untuk meningkatkan skill ketimbang mengganti orang.

Dalam rencana strategis, organisasi mungkin memutuskan akan menggunakan suatu teknologi baru, menerapkan sistem baru, kosep baru atau mungkin produk baru, mengembangkan pasar yang lebih luas dan sebagainya. Pengembangan kompetensi sumber daya manusia tentu harus selalu menjadi bagian di dalamnya.

Pada penerimaan karyawan baru, rotasi ataupun mutasi, pelatihan dibutuhkan bila kompetensi karyawan masih belum mencapai standar kompetensi yang diinginkan.
Public external, Private external dan Internal

Setelah suatu kebutuhan pelatihan teridentifikasi, organsiasi harus memutuskan dimana dan oleh siapa pelatihan dilakukan. Apakah akan menggunkan jasa pelatih eksternal? apakah public? apakah private? atau cukup menggunakan trainer dari internal organisasi?

Pelatihan, atau pengembangan kompetensi, adalah transformasi 3 tahap: dari materi menjadi pemahaman, dari  pemahaman ke relevansi, dari relevansi ke penerapan. Penentuan dimana dan oleh siapa pelatihan dilakukan harus mempertimbangkan prinsip transformasi ini. Pada transformasi materi menjadi pemahaman, trainer mengolah materi pelatihan, menentukan metoda dan alat pelatihan yang tepat agar terbentuk pemahaman yang sebaik mungkin di peserta pelatihan. Pada transformasi pemahaman ke relevansi, kasus-kasus yang spesifik yang ditemui di tempat kerja peserta pelatihan dan potensi penerapan dari materi pelatihan dibahas bersama oleh trainer dan peserta pelatihan. Pada transformasi dari relevansi ke penerapan, dilakukan upaya untuk menerapkan materi pelatihan dalam tempat kerja peserta pelatihan dan mengambil manfaat dari penerapan tersebut.
Public external

Pelatihan ini dilakukan pihak eksternal, materi dan metoda pelatihan ditentukan oleh penyedia jasa pelatihan. Pelatihan diikuti oleh peserta dari berbagai organisasi. Pelatihan ini cocok untuk materi-materi yang bersifat umum dan tidak atau belum memerlukan penggalian relevansi untuk kasus-kasus yang spesifik di suatu organisasi.
Private external

Pada pelatihan ini, organisasi dapat menentukan sendiri materi pelatihan dan dalam batas tertentu memberi masukan untuk metoda pelatihan yang paling cocok. Pelatihan ini bersifat ‘private’ dalam arti tidak ada peserta pelatihan dari organisasi lain. Keunggulan pelatihan ini adalah memungkinkan transformasi tidak hanya dari materi menjadi pemahaman, tetapi juga dari pemahaman ke relevansi. Karena tidak ada peserta dari organisasi lain, peserta pelatihan dapat secara leluasi membahas kasus-kasus yang spesifik di organisasnya.
Pelatihan internal

Pelatihan ini dapat dipilih bila terdapat personil dalam organisasi yang mempunyai kapasitas yang cukup untuk memberi pelatihan. Dengan pengelolaan yang baik, pelatihan ini mempunyai keunggulan yang lebih dibanding pelatihan public ataupun private yang diberikan pihak eksternal. Ketiga tahap transformasi dapat dilakukan secara penuh. Materi –> Pemahaman –> Relevansi –> Penerapan. Trainer, karena bekerja ditempat yang sama, akan mudah ditemui untuk membahas masalah-masalah yang ada dalam penerapan.
Sasaran yang observable, penting untuk menghindari pelatihan yang sia-sia.

Penting sekali menentukan sasaran tentang apa yang harus dicapai oleh peserta pelatihan. Adanya sasaran akan memudahkan untuk mengevaluasi efektifitas suatu pelatihan. Sasaran sejauh mungkin harus dibuat spesifik, tidak mengambang, dan observable, dapat diamati. Malah kalau bisa, sasaran harus dibuat terukur. Perhatikan beberapa contoh sasaran pelatihan berikut:

Setelah pelatihan, peserta dapat:

Menjelaskan aspek-aspek yang ada dilingkungan kerjanya dan dampaknya bagi lingungan
Menjelaskan resiko terhadap lingkungan bila aspek dimaksud terpapar ke lingkungan
Menentukan berbagai alternatif untuk pengendalian aspek dimaksud

Sasaran diatas observable, dalam arti dapat diamati atau dievaluasi dengan suatu cara, misalnya ujian paska pelatihan.

Atau:

Setelah pelatihan, peserta dapat mensetup mesin untuk pergantian produk dengan peralatan standar dan dokumen acuan yang tersedia dalam waktu tidak kurang dari 5 menit.

Sasaran diatas dapat diukur, dan tentu dapat diamati setelah beberapa lama dilakukakannya pelatihan.

Atau:

Setelah pelatihan, peserta dapat:

Menjelaskan manfaat penerapan SPC
Memahami dan dapat menjelaskan dasar-dasar statistik yang mendasari SPC
Mengusulkan cara yang tepat untuk menerapkan SPC
Menerapkan SPC dan membawa manfaat bagi peningkatan kinerja mutu.

Evaluasi untuk pelatihan diatas dapat dilakukan dengan ujian paska pelatihan atau bisa juga presentasi dan setelah beberapa lama melihat hasil dari penerapan.

Intinya, sasaran pelatihan harus merupakan esuatu yang bermanfaat bagi organisasi memungkinkan pelatihan dapat dievaluasi
Penentuan metoda pelatihan

Banyak sekali metoda yang dapat dipilih untuk mentransormasikan materi menjadi pemahaman. Metoda-metoda tersebut dapat dipilih dengan mempertimbangkan pada topik yang disampaikan, tergantung dari target peserta, durasi pelatihan yang tersedia, dan juga tergantung dari kemampuan trainer itu sendiri. Beberapa metoda pelatihan:

Sebelum membahas metoda pelatihan, ada baiknya mengetahui terlebih dahulu tentang bagaimana ???

Menurut teori,  daya serap umum dari orang terhadap suatu materi yang sedang dipelajari tergantung dari sensor-sensor yang digunakan untuk menerima materi tersebut. Seorang akan menyerap materi pelatihan sebanyak:

20% bila hanya menggunakan rangsangan audio

30% bila hanya menggunakan rangsangan visual

50% bila menggunakan rangsangan audio visual

70% bila menggunakan rangsangan audi visual ditambah keterlibatan aktif (misalnya dengan diskusi)

90% bila menggunakan rangsangan audio visual, diskusi ditambah dengan reproduksi dan gerakan/efek kinestetik.

Yang dimaksud rangsangan audio adalah bila hanya mendengarkan untuk belajar.  Contoh paling persis adalah bila menggunakan sarana audio book untuk belajar. Metoda ceramah satu arah, tanpa ilustrasi dan tanpa diskusi juga dapat disebut dengan pembelajaran hanya dengan audio.

Yang dimaksud dengan rangsangan visual adalah menggunakan mata untuk melihat suatu objek nyata yang terkait dengan materi pelatihan. Contoh, bila seorang mendemonstrasikan cara mengoperasikan mesin, berarti dia membuat rangsangan visul terhadap peserta pelatihan. MEMBACA TIDAK BISA DIMASUKKAN SEBAGAI PENGGUNAAN RANGSANGAN VISUAL SEBENARNYA karena yang dilihat adalah teks, bukan benda nyata. Seorang yang sedang membaca harus melakukan proses ‘visualisasi’ untuk dapat mengingat apa yang dibacanya. Daya serapnya tergantung dari seberapa mampu dia memvisualisasikan teks (seolah-olah melihat), yang pasti lebih rendah dibanding bila dia melihat langsung

Contoh dari reproduksi adalah bila peserta pelatihan diminta untuk mereproduksi atau menjelaskan kembali apa yang beberapa saat lalu dia serap. Yang dimaksud gerakan adalah praktek yang melibatkan gerakan fisik. Peserta diminta untuk bergerak, menyentuh sesuatu atau melakukan sesuatu.

Dari penjelasan diatas dapat dilihat bahwa makin banyak sensor yang digunakan untuk menyerap materi, makin besar daya serap yang bisa diharapkan. Juga, makin besar keterlibatan peserta pelatihan, makin besar materi yang diserap peserta pelatihan. Pengetahuan ini berguna bagi kita untuk menentukan metoda pelatihan yang tepat.
Metoda-Metoda Pelatihan
Reading

Sebagaimana sudah diuraikan, membaca membutuhkan usaha tambahan peserta pelatihan untuk memvisualisasikan apa yang dibaca. Penyerapan materi yang dapat kita harapkan lebih kecil dari 30%. Meski begitu, metoda ini bisa digunakan untuk persiapan pelatihan.
Lecture style presenation

Lecture style presentation adalah ceramah satu arah. Metoda ini hampir selalu diperlukan dalam pelatihan, dikombinasikan dengan metoda lain. Seorang trainer harus menyadari bahwa metoda ini lebih banyak menggunakan rangsangan audio dengan tingkat penyerapan yang rendah.  Ilustrasi dalam bentuk slide yang merangsang sensor lain dari peserta pelatihan, atau gaya bercerita yang dapat merangsang emosi peserta (untuk topik tertentu) dapat membantu penyerapan yang lebih tinggi.
Demonstration

Menggunakan rangsangan visula, metoda ini paling banyak digunakan untuk memberi pelatihan terkait pekerjaan fisik; mengoperasikan mesin, menggunakan alat pemadam kebakaran dan lain-lain (ketrampilan psikomotorik) atau membangun ‘inter-personal skill’ seperti teknik mengaudit, teknik menjawab telpon dan sebagainya.  Metoda ini mengandalkan rangsangan visual.
Interactive demonstration

Metoda ini adalah demonstration dengan melibatkan peserta pelatihan, meminta mereka melakukan sesuatu atau mempraktekan sesuatu. Daya serap tentu lebih tinggi dari ‘hanya demonstration’ karena melibatkan efek kinestetik.
Group discussion

Diskusi untuk melakukan suatu tugas atau menggali ide-ide baru. Metoda ini akan merangsang peserta pelatihan untuk mereproduksi, memikirkan berulang-ulang secara intensif apa yang terkandung dalam materi pelatihan. Metoda ini mempunyai daya serap yang tinggi, selama trainer dapat menjaga keterlibatan dari semua peserta pelatihan. Pembagian peserta pelatihan dalam grup-grup yang tidak terlalu besar (sekitar 5 orang) dapat membantu upaya menjaga keterlibatan peserta.

Case study sama dengan group discussion. Bedanya, yang dibahas adalah kasus-kasus atau masalah-masalah aktual. Kelompok-kelompok peserta pelatihan diminta untuk mengambil suatu kesimpulan tertentu dengan menggunakan konsep-konsep yang telah diberikan dalam pelatihan. Bila kasus yang yang dipilih adalah kasus yang terjadi dalam lingkup pekerjaan peserta pelatihan, case study dapat mendorong terbentuknya transformasi dari pemahaman menjdai relevansi.
Role playing

Role playing dilakukan dengan meminta peserta pelatihan untuk melakukan suatu peranan. Metoda ini tentu menjamin keterlbatan peserta pelatihan dan juga mendayagunakan efek kinestetik/gerakan. Role playing biasanya digunakan untuk mengembangkan kemampuan inter-personal atau kemampuan untuk berinteraksi dengan orang lain. Misalnya, bagaimana melakukan audit (berinteraksi dengan auditee) atau bagaimana melakukan pelayanan kepada pelanggan. Role playing dilakukan dengan terlebih dahulu merancang suatu kondisi yang harus dihadapi.

 
Menciptakan suasana nyaman

Saya mengenal sebuah perusahaan yang menganggap penting suasana yang ‘serius’. Orang bekerja harus serius, tidak boleh kelihatan santai. Dalam pelatihan, hal ini juga diterapkan. Suasana pelatihan tidak boleh berkesan santai. Keributan dan sedikit tawa akan membuat mereka berpikir bahwa pelatihan tidak dilakukan dengan serius. Benarkan harus seperti itu?

Masalah bahwa pelatihan harus dilakukan dengan serius itu pasti benar. Tapi dalam pelatihan, penting untuk menciptakan suasana nyaman dan tidak tegang. Mengapa? Karena Orang tidak dapat menyerap dengan baik apapaun kesan yang diterimanya pada saat dia merasa tidak nyaman. Dan Orang akan merasa nyaman bila dia ada di tempat pelatihan tanpa tekanan, tanpa aturan yang berlebihan yang membuatnya merasa dipaksa berada dalam suatu kondisi tertentu. Istilahnya santai tapi serius, itulah suasanan seharusnya pada pelatihan.

Untuk sessi pelatihan yang panjang, misalnya sampai memakan waktu 1 hari kerja terus menerus, trainer harus berusaha agar suasana nyaman dan santai tetap terjaga. Selingan lelucon dapat membantu, juga game-game yang sederhana, tetapi pembawaan trainerpun menentukan.
Kekuatan Game

Game membangun keterlibatan dan menciptakan efek kinestetis/gerakan dan juga dapat memecahkan ketegangan. Ketiganya sangat membantu dalam meningkatkan penyerapan materi pelatihan ke dalam ingatan peserta pelatihan.  Tentu tidak semua topik pelatihan dapat menggunakan game. Latihan mengoperasikan mesin mungkin tidak perlu game tetapi bila anda ingin menyampaikan sebuah materi yang harus diingat melekat oleh peserta pelatihan, anda perlu memikirkan game-game yang sesuai.

Beberapa contoh game:

Acak kata

Berguna untuk membantu mengingat definisi dan istilah teknis

Trainee diminta untuk menyusun kata yang sudah diacak menjadi suatu definisi

Perburuan harta karun

Baik untuk pelatihan pengenalan (orientasi, induksi)

Trainee diberi sebuah kata/frase yang dapat mengarahkan mereka ke suatu departemen untuk mencari fakta / berbicara dengan seseorang

Tahapan proses

Berguna untuk membantu trainee memahami urutan dari suatu proses / prosedur

Berika sejumlah kartu pada suatu grup trainee, satu orang satu.

Minta grup untuk menyusun kartu-kartu menjadi tahapan proses yang benar

Waktunya bertanya

Cara yang baik untuk memperkuat pemahaman trainee

Bagi trainee dalam group-group kecil (3 sampai 5 orang)

Minta mereka untuk meninjau isi materi yang sudah dibahas dan membuat sejumlah pertanyaan dengan jawaban terpisah

Minta setiap grup untuk memberikan pertanyaan di grup sebelahnya.

Minta setiap grup untuk menevaluasi jawaban

Trainer: Lakukan pembahasan dan umpan balik

Berbagai metoda Tambahan

Membahas gambar

Cara yang baik untuk memperkuat pemahaman trainee

Buat beberapa gambar atau simbol diatas kartu yang mewakili topik-topik pelatihan

Minta setiap grup memilih kartu secara acak

Beri mereka 10 menit untuk membuat presentasi

Minta mereka untuk presentasi selama 1 menit

Lakukan pembahasan dan umpan balik
Atribut Trainer

Beberapa atribut dalam seorang trainer dapat mendukung efektifitas penyerapan materi di peserta pelatihan. Atribut yang dimaksud mencakup kepercayaan diri, kemampuan berkomunikasi dan pembawaan diri. Atribut tersebut mempengaruhi efektifitas penyerapan, khususnya bila metoda yang digunakan adalah lecture style dan diskusi. Tetapi apakah semua pelatihan memerlukan trainer dengan attribute-atribut diatas? Tidak. Kenyataannya kita bisa belajar dari teman kita yang bisu. Belajar mengoperasikan mesin yang paling baik adalah dengan interactive demonstration. Metoda tersebut tidak terlalu membutuhkan tingkat kemampuan komunikasi yang tinggi. Yang terpenting, untuk pelatihan pengembangan kemampuan psikomotorik, trainer mengusai dengan baik materi yang akan diberikan. Jadi, siapapun bisa menjadi trainer untuk topic-topik tertentu. Untuk topic yang membutuhkan penjelasan panjang secara verbal dan diskusi memang, trainer dengan kemampuan komunikasi yang baik diperlukan.
Evaluasi pelatihan.
Evaluasi pelatihan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Untuk mengevaluasi tingkat pemahaman peserta pelatihan (keberhasilan transformasi materi menjadi pemahaman), ujian paska pelatihan dapat diperlukan. Tapi itu hanya mengukur tingkat pemahaman. Tujuan pelatihan dasar adalah meningkatnya kompetensi karyawan. Ujian paska pelatihan tidak dapat menilai hal tersebut. Untuk menilai peningkatan kompetensi, organisasi harus mengamati hasil dari penerapan. Mungkin bisa dengan melihat langsung kelapangan, atau dipadukan dalam penilaian karyawan tahunan.

Leave a Reply