Memperbaiki akurasi gudang

Inakurasi persediaan selalu menjadi masalah umum dan mendapatkan fokus perhatian di setiap gudang. Mengapa? karena inakurasi bukan saja berdampak pada masalah finansial,

tetapi karena akurasi gudang juga mempengaruhi banyak aktifitas lain: penjadwalan produksi, perencanaan kebutuhan barang sampai pada kehandalan pengiriman dan pelayanan.

Apa yang menyebabkan inakurasi gudang?

Ada banyak kemungkinan penyebab. Dari masalah mendasar seperti otorisasi keluar masuk barang, penomoran barang sampai pada masalah yang kompleks terkait teknologi informasi.

Bagaimana memperbaiki akurasi gudang?

Sama dengan upaya penyelesaian masalah yang lain, perbaikan akurasi membutuhkan kita untuk mengetahui apa akar penyebabnya. Sulitnya adalah, karena digudang terdapat berbagai jenis barang dengan karakteristik yang berbeda-beda, penyebabnya inakuras-nya juga bisa berbeda-beda. Penyebab inakurasi dari barang fast moving mungkin berbeda dari penyebab inakurasi barang slow moving. Penyebab inakurasi barang yang mahal mungkin berbeda dengan penyebab inakurasi barang yang murah. Penyebab inakurasi dari material mungkin berbeda dengan penyebab inakurasi barang jadi. Juga, penyebab inakurasi bisa saja berbeda dari waktu ke waktu untuk jenis barang yang sama. Kesimpulannya, upaya mencari akar penyebab harus dilakukan kasus per kasus. Hal ini tentu akan memakan waktu dan sumber daya yang banyak. Lalu banyagimana pemecahannya?

Salah satu cara yang bisa diambil adalah dengan menerapkan control group cycle counting, yaitu melaukan perhitungan berkala pada perioda tertentu untuk sebagian jenis barang yang mewakili karakteristik-krateristik barang yang ada dan mencari penyebab dari setiap inakurasi yang ditemukan.

Tahap demi tahap control group cycle counting

1. Tetapkan control group.

Control group adalah SKU-SKU di gudang yang mewakili semua karakteristik barang. Jadi, dalam control group harus ada SKU yang fast moving, slow moving, very slow moving, barang mahal, barang murah, barang yang di simpan di rak, barang yang disimpan di lantai dan sebagainya.

2. Tentukan perioda cycle counting

Setiap berapa lama setiap SKU harus dihitung secara fisik? Anda bisa menentukan sesuai dengan sumber daya yang tersedia dan target waktu perbaikan yang anda inginkan tetapi tentu saja tidak boleh terlalu lama sehingga penyebab dari inakurasi – bila ada- susah untuk ditelusuri. 1 Minggu sekali mungkin cukup baik bila sumber daya anda memungkinkan.

3. Tentukan berapa cycle

Berapa kali setiap SKU dalam control group akan dihitung? dengan kata lain, berapa siklus perhitungan harus dilakukan sampai anda yakin penyebab-penyebab umum inakurasi telah teridentifikasi? Harus diperhatikan bahwa bila anda memutuskan ckup 2 siklus saja, munkin anda tidak dapat mengidentifikasi sebagian besar penyebab inakurasi. Ingat bahwa penyebab inakurasi mungkin berbeda disetiap waktu. Misalnya, penyebab inakurasi pada awal bulan mungkin berbeda dengan penyebab inakurasi pada akhir bulan, ketika semua orang berupaya agar jadwal pengiriman pada bulan tersebut tidak sampai loncat ke bulan berikutnya. Misal yang lain, penyebab inakurasi pada saat hanya ada sedikit order mungkin berbeda dari pada saat ada banyak order. Intinya, banyaknya siklus perhitungan harus memungkinkan setiap SKU dihitung pada kondisi-kondisi yang berbeda.

4. Lakukan penjadwalan counting

Jadwal counting seharusnya dilakukan sebagian-sebagian sehingga tidak terlalu mengganggu aktifitas gudang. Jadwal juga harus mempertimbangkan perioda cycle counting, jumlah SKU dan sumber daya penghitung yang tersedia.

5. Lakukan counting dan identifikasi inakurasi

Pelaksanaan counting sama dengan aktifitas stock opname: cetak catatan persediaan lalu segera lakukan perhitungan, tanpa penundaan yang memungkinkan adanya transaksi di gudang antara waktu pencetakan dengan waktu perhitungan. Pencetakan catatan persediaan sebaiknya pada form yang dipakai untuk pencatatan jumlah fisik dan ketidaksesuaian.

6. Identifikasi penyebab inakurasi

Ini adalah bagian yang paling menantang. Berbeda dengan stock opname yang fokus hanya pada count and adjust, fokus pada cycle counting adalah mencari penyebab dari inakurasi. Pencarian penyebab harus dilakukan segera setelah counting diselesaikan dengan melibatkan pihak-pihak yang terkait.

7. Analisa

Analsia penyebab berarti memperhatikan secara seksama berbagai penyebab inakurasi. Proses analisa menjawab berbagai pertanyaan penting seperti di kelompok barang mana saja inakurasi paling sering terjadi, penyebab inakurasi yang mana yang paling sering muncul, saat kapan inakurasi paling sering terjadi dan sebagainya. Dengan mengetahui semua jawaban diatas, kita akan dapat menetapkan prioritas perbaikan dan fokus pada masalah-masalah terbesar terlebih dahulu sehingga peningkatan akurasi dapat dengan cepat tercapai. Kapan analisa harus dilakukan? setelah cukup data terkumpul dapat mulai dilakukan analisa, katakanlah setelah beberapa siklus counting dilakukan, dan diselesaikan setelah seluruh siklus counting dilakukan.

8. Menetapkan perbaikan.

Perbaikan adalah tindakan menghilangkan penyebab masalah, sehingga masalah yang sama tidak berulang. Perbaikan harus difokuskan pada masalah-masalah dan penyebab terbesar yang diketahui setelah proses analisa dilakukan. Perbaikan juga harus benar-benar dapat menyentuh akar masalah. Misalnya, bila banyak sekali masalah inakurasi disebabkan terlewatnya pembaharuan data, mengapa bisa terlewat? Misalnya karena human error, mengapa bisa terjadi human error? Misalnya karena terlalu banyak data harus dimasukkan, maka, bila jawaban terakhir valid, yang harus dilakukan adalah mengatur sumber daya agar pekerjaan pemasukan data dapat dikerjakan pada sejumlah waktu yang layak.

 Penutup

Control Group Cycle Counting sama saja dengan melakukan riset untuk menyelediki suatu topik pada suatu populasi dengan mengambil beberapa sampel yang cukup dari populasi tersebut. Ini adalah metoda ilmiah yang sering digunakan dalam dunia riset. Control Group Cycle Counting dapat dengan cepat mengidentifikasi penyebab-penyebab umum dari inakurasi dan menghemat sumber daya, ketimbang melakukan cycle counting untuk seluruh barang di gudang. Lalu bagaimana bila akurasi sudah mencapai level yang diinginkan? maka control group cycle counting bukan lagi metoda yang tepat. Untuk menjaga akurasi gudang dengan kinerja akurasi yang sudah baik, ABC group control counting adalah yang paling tepat digunakan.

 

 

Leave a Reply