Sertifikasi ISO 9001: bisa mudah tapi merugikan

Tahun 90 an, sertifikasi ISO-9001 itu susah. Banyak yang gagal. Auditor masih sedikit dan hanya orang-orang yang sangat berpengalaman saja. Biaya masih mahal. Baik biaya untuk bayar konsultan maupun badan sertifikasi. Bagaimana sekarang?


Lain dulu lain sekarang. Sudah banyak yang berubah. Konsultan sudah bertebaran dimana-mana. Badan sertifikasi pun sama. Jadi lebih bagus? Seharusnya ya. Karena makin banyak pemain persaingan jadi makin ketat. Mutu pun harusnya meningkat. Sayangnya ada faktor lain: Cacat lahir dari sistem sertifikasi ISO yang membuat persaingan bukat membuat pelayanan jadi lebih bermutu, tapi malah ke arah sebaliknya.

Cacat lahirnya adalah: badan sertifikasi mendapat bayaran dari organisasi yang diaudit. Dari situlah badan sertifikasi bisa hidup. Akhirnya, persaingan mendapatkan client bukan pada bagaimana meningkatkan mutu audit, tetapi memudahkan proses audit, memurahkan harga agar mendapatkan client.
Kedengaran sadis? memang. Tapi tunggu dulu, tidak semua badan sertifikasi menjatuhkan martabat mereka dengan cara seperti itu. Masih banyak yang tetap berwibawa, selalu meningkatkan kompetensi auditornya dan mutu pelayanan auditnya. Tinggal perusahan pilih badan sertifikasi yang gampangan atau yang memberikan layanan audit yang sebenarnya. Ada resiko? tentu saja. Kedua pilihan ada resikonya.

Keuntungan dan kerugian memilih badan sertifikasi yang gampangan.

Keuntungan:

Anda mudah mendapat sertifikasi. Hargapun bisa ditawar jauh. Biasanya badan sertifikasi gampangan membuka tawaran yang selangit, tapi bisa dijatuhkan sampai setinggi dengkul. Seberapa mudah? Ini fakta: Ada badan sertifikasi yang hanya melihat dokumen ala kadarnya untuk memutuskan apakah organisasi Anda layak mendapatkan sertifikat ISO-9001 atau tidak.

Kerugian:

Sistem manajemen mutu di organisasi anda tak berubah. Jangan harap ada peningkatan kinerja mutu.Pada tingkat yang lebih kecil, karena badan sertifikasi yang gampangan tidak menjaga kompetensi auditornya, temuan jadi tidak berorientasi pada esensi persyaratan, tidak kontekstual, tidak seuai dengan kebutuhan organisasi. Anda harus merubah sistem di organsiasi Anda ke arah yang tidak dibutuhkan.

Juga ada kasus dimana badan sertifikasi memudahkan urusan saat audit pertama kali, tapi menyulitkan pada saat surveillance (audit berkala).

Keuntungan dan kerugian memilih badan sertikasi yang credible.

Keuntungan:

Anda akan mendapatkan masukan-measukan yang berharga bagaimana meningkatkan kinerja sistem manajemen mutu. Auditor memang bukan konsultan. Tapi melalui temuan audit, mereka bisa mengidentifikasi area-area yang tepat yang memang benar-benar membutuhkan perbaikan.

Kerugian:

Proses sertifikasi tidak mudah. Bisa saja organsiasi Anda tidak lulus sertifikasi. Bila ada temuan major, organisasi Anda mungkin akan memerlukan tambahan hari audit untuk memastikan bahwa temuan telah diperbaiki. Ini sebetulnya jangan dianggap kerugian. Karena temuan badan sertifikasi yang kredible tidak akan mengada-ada. Pasti sesuai dengan kebutuhan peningkatan kinerja. Hal lain, harga biasanya lebih mahal. Harap Anda maklumi. Auditor yang bermutu memang tidak murah dan pengembangan komptensi juga memerlukan biaya.

Mau yang mana? tentu seharusnya pilih yang credible. Uang dan sumber daya yang dikeluarkan tidak akan sia-sia.

Bagaimana memilih badan sertifikasi?

Untuk yang sudah berkecimpung dalam dunia sertifikasi ISO sebetulnya cukup mudah. Karena nama-nama besar yang credible cenderung tak tergantikan dari puluhan tahun yang lalu. Untuk yang baru mengenal dunia sertifikasi ISO, Beberapa hal yang dapat dilakukan:

Lihat auditornya

Anda bisa meminta badan sertifikasi untuk mengirimkan CV dari auditornya. Anda bisa melihat apakah Auditor punya pengalaman yang panjang dalam audit, punya pengalaman kerja yang sebidang dengan organisasi Anda dan informasi lain yang Anda butuhkan. Sama saja dengan Anda akan memilih serorang ahli yang akan menjadi penasihat Anda sebetulnya. Biasanya badan sertifikasi akan mengirim 2 sampai 3 auditornya pada saat sertifikasi di organisasi Anda. Pastikan auditor-auditor ini adalah auditor yang Anda pilih. Jangan ragu bilang tidak bila badan sertifikasi mengirim auditor yang lain.

Pelajari profile perusahaan.

Sebagaimana yang sudah saya katakan, nama-nama besar sudah ada dari dulu. Maka Anda perlu melihat sejak kapan badan sertifikasi tersebut beroperasi di Indonesia. Tentu umur bukan jaminan. Kriteria lain yang disebutkan disini juga perlu anda pertimbangkan.

Apakah terakreditasi KAN?

Peraturan di Indonesia, setiap badan sertifikasi harus terakreditasi pada KAN (komite Akreditasi Indonesia). Lihat apakah badan sertifikasi yang akan Anda pilih sudah terakreditasi atau belum. Kadang badan sertifikasi mengelak dengan mengatakan bahwa induk perusahaan mereka di negara lain sudah terakreditasi. jangan percaya dengan alasan seperti ini.

Lihat daftar perusahaan yang menjadi client mereka.

Lihat apakah ada perusahaan yang bonafid yang menjadi client mereka? Tentu bukan jaminan juga.

Kriteria diatas perlu anda pertimbangkan semuanya. Tidak satu-satu. Jadi jangan pilih yang sudah lama saja, tapi lihat juga kriteria lain.

Bagaimana bila Anda sudah terlanjur disertifikasi oleh badan sertifikasi yang gampangan?

Bagus kalau Anda sudah punya pengalaman. Jadi sudah bisa memilih dengan lebih baik. Jangan ragu-ragu untuk mengganti badan sertifikasi. Kalau sudah mendekati perioda 3 tahun, tunggu saja perioda tersebut berakhir lalu pilih badan sertifikasi lain. Bagaimana bila baru setahun? Lihat kontrak Anda dengan badan sertifikasi tersebut. Biasanya ada pernyataan bagaimana bila organisasi tidak ingin melanjutkan kerjasama dengan badan sertifikasi. Umumnya Anda cukup memberitahukan mereka beberapa bulan sebelum audit berikutnya dilakukan.

 



Leave a Reply