Persiapan audit internal

Cukup sering pertanyaan ini muncul: Perlukah kami membuat checklist dan persiapan lain untuk audit internal? Dan jawaban saya selalu: “Lebih baik tidak audit bila tak ada perisapan audit dan checklist adalah rangkuman dari hasil persiapan audit. Tapi, bukankah kriteria audit; prosedur-prosedur dan lain-lain masih sama dengan perioda audit yang lalu?

Memang sama, tapi masalah dan tantangannya berbeda-beda dari waktu ke waktu. Bagaimana bila masalah dan tantangannya sama? Untuk mengetahui bahwa masalah dan tantangan sama, justru kita butuh mempelajari area yang diaudit. Dan itu berarti kita melakukan persiapan audit. Juga, bila memang masalahnya sama, berarti kita menemukan satu fokus audit: Ada apa dengan sistem tindakan koreksi-nya? mengapa masalahnya berulang? Apakah berarti kita cari-cari masalah? Bsa dikatakan ya. Auditor memang cari-cari masalah. Bukan untuk mendeskreditkan sistem apalagi orang, tapi untuk kepentingan  bersama dengan tujuan perbaikan berkelanjutan. Tantangan satu selesai, organisasi harus memilih tantangan lain, mecari masalah lain yang perlu diprioritaskan untuk dipecahkan. Asas perbaikan berkelanjutan berarti organisasi harus mencintai masalah dan tantangan. Akan selalu ada masalah, dan salah satu fungsi audit internal adalah mengidentifikasi masalah atau masalah potensial.

Persiapan audit adalah mutlak penting. Dengan melakukan persiapan, kita tahu titik-titik kritis yang akan diaudit dan fokus pada titik-titik tersebut. Persiapan audit menentukan mana yang perlu kita perhatikan lebih mendalam, mana yang tidak. Dengan demikian, audit akan berlangsung efektif untuk mencari titik-titik kelemahan sistem dan efisien karena kita tak perlu membuang waktu terlalu banyak untuk hal-hal yang kita anggap tidak kritis.

Lalu bagaimana melakukan persiapan audit yang baik? bagaimana agar auditor dapat mengidentifikasi titik-titik masalah atau potensi masalah?

Dalam setiap pelatihan audit internal, saya selalu menekankan 3 hal yang yang harus diingat oleh seorang auditor dalam melakukan persiapan audit: Elemen, Kriteria, Strategi – EKS. Tiga kata kunci tersebut adalah siklus perisiapan yang mentrasformasikan pengetahuan sampai menjadi strategi tentang bagaimana mencari bukti-bukti audit.

Contoh, pada persiapan audit suatu proses:

Pertama: Elemen

Pelajari satu demi satu tahapan dalam proses dan lihat elemen-elemen yang ada pada setiap tahapan. Setiap tahapan proses punya elemen input, output, pelaku, alat dan mungkin lingkungan kerja.

Contoh, bila dalam suatu prosedur dinyatakan, “Supervisor produksi menyusun jadwal produksi mingguan”. Atau bisa saja tanpa prosedur, dan auditor mempelajari tahapan penyusunan jadwal produksi mingguan.

Elemen dari tahapan tersebut:

Output: Jadwal produksi minggu

Pelaku: supervisor produksi

Kedua elemen tersebut jelas tertulis dalam prosedur. Elemen lain adalah input. setiap tahapan dalam proses pasti bagian dari rangkaian tahapan yang membentuk prosedur dan tidak berdiri sendiri. Setiap tahapan pasti menerima input dari tahapan sebelumnya dan menghasilkan ounitput. Apa input dari penyusunan jadwal produksi mingguan? Ini harus dicari oleh auditor. Bisa saja input tertulis di tahapan sebelumnya, bisa juga tidak. Tertulis atau tidak, auditor harus menemukannya. Misalnya, input dari penyusunan jadwal produksi mingguan adalah:

Input: Jadwal produksi bulanan, data kapasitas produksi

Elemen berikutnya alat yang digunakan.

Alat: Komputer

 Kedua: Kriteria

Auditor harus dapat mendefinisikan dengan jelas kondisi apa yang harus dipenuhi oleh setiap elemen. ‘Harus bagaimana” elemen-elemen tersebut agar proses secara keseluruhan menjadi efektif.

Misalnya:

  • Jadwal Produksi Mingguan HARUS selaras dengan jadwal produksi bulanan
  • Jadwal Produksi Mingguan HARUS mengoptimalkan penggunaan kapasitas mesin
  • Jadwal Produksi Bulanan HARUS dapat diakses dengan mudah oleh supervisor produksi
  • Komputer harus handal, dapat menjaga data-data didalamnya
  • Supervisor produksi HARUS dapat menggunakan aplikasi yang diperukan untuk penyusunan jadwal produksi mingguan

Pendefinisian kriteria penting, karena atas dasar itulah nantinya auditor melakukan audit. Akan lebih baik bila auditor mempunyai pemahasan tentang konsep dan teori dari proses yang diaudit. Misalnya dia mengaudit penjadwalan produksi, akan lebih baik bila memahami konsep-konsep dan teori tentang penjadwalan produksi, perhitungan utilisasi mesin, perhitungan service level dan sebagainya. Bagaimana bila auditor tidak memahami konsep dan teori proses yang diaudit? Auditor masih dapat mendefinisikan kriteria, paling tidak atas dasar logika. Misalnya, adalah logis bahwa jadwal produksi mingguan harus selaras dengan jadwal produksi bulanan. Adalah logs bahwa jadwal produksi bulanan harus tersedia atau dapat diakses oleh supervisor produksi, karena atas dasar itulah dia menyusun jadwal produksi mingguan.

Dalam contoh kriteria-kriteria diatas tampak ada yang kelihatannya remeh seperti Superisor produksi HARUS dapat menggunakan aplikasi yang diperlukan. Apakah hal tersebut juga harus dibuktikan pada waktu audit? Bila auditor menganggap kecil kemungkinan supervisor tidak dapat menggunakan aplikasi tersebut, auditor bisa saja melewatkannya. Bila ragu, periksa. Memang subjective. Tapi ini adalah bentuk sederhana dari penyaringan mana yang penting untuk diperiksa, mana yang tidak.

Ketiga: Strategi

Bila kriteria-kriteria dari setiap elemen sudah didefiniskan dengan jelas, kini saatnya auditor menetapkan strategi audit, menyusun  dengan jelas apa yang akan diperiksa untuk membuktikan kriteria-kriteria tadi terpenuhi. Ada baiknya auditor menulis strategi dengan “Periksa …., apakah….”. Misalnya:

Periksa jadwal produksi mingguan terakhir dan jadwal produksi bulanan terkait. Apakah keduanya selaras?

Periksa bagaimana supervisor memperoleh jadwal produksi bulanan, apakah mudah memperolehnya?

Kadang, strategi tidak sesederhana menuliskan elemen elemen harus bagaimana. Pada kriteria ‘Jadwal produksi mingguan harus dapat mengoptimalkan utilisasi kapasitas mesin’, auditor harus mencari cara yang tepat bagaimana membuktikan kesesuaian kriteria tersebut. Apa ukuran optimal? apakah ada target optimasi utilisasi kapasitas? Atau auditor mungkin perlu mencari apakah perlu memeriksa data penggunaan kapasitas mesin dari bulan ke bulan.

Strategi audit paling baik untuk dituliskan dalam checklist. Dengan begitu, pada saat audit auditor sudah jelas apa yang harus diminta kepada auditee, apa yang harus diperiksa.

Persiapan audit tentunya tidak terbatas pada penentuan elemen, kriteria dan strategi yang akhirnya dituangkan dalam checklist. Auditor juga perlu mempelajari hal-hal lain seperti sasaran dan target pada proses yang diaudit, umpan balik dari pelanggan proses dan juga hasil audit terdahulu.

Iim Ibrohim – Gunastara

 



Leave a Reply