Sertifikasi ISO 9001

Sertifikat ISO-9001 bukan saja pertanda bahwa organisasi sudah menerapkan sistem manajemen mutu sesuai dengan ISO-9001, tetapi juga menjadi alat bagi organisasi untuk memperbesar peluang menjadi pemasok perusahaan-perusahaan besar.

Apa arti sertifikasi ISO-9001?
Sertifikasi ISO-9001 adalah proses audit untuk meniai apakah organisasi sudah menerapkan sistem manajemen mutu dan telah memenuhi semua persyaratan standar ISO-9001. Audit diakukan oleh lembaga independen yang disebut badan sertifikasi. Badan sertifikasi sendiri adalah lembaga swasta yang telah terakreditasi, berarti mempunyai kewenangan untuk memberikan sertifikat ISO-9001.

Tahapan untuk sertifikasi ISO-9001

  1. Tahapan pertama tentunya organisasi harus mengatur semua aktifitasnya agar dapat menjamin mutu produk atau pelayanan yang dihasilkan. Dengan kata lain, organisasi harus menerapkan sistem manajemen mutu.
  2. Bila menurut Anda organisasi Anda sudah menerapkan sistem manajemen mutu dan sudah memenuhi persyaratan ISO-9001, tahap berikutnya adalah mengajukan permintaan untuk di-sertifikasi ISO-9001 kepada badan sertifikasi yang dapat Anda tentukan sendiri.
  3. Selanjutnya, badan sertifikasi akan meminta Anda untuk mengirimkan beberapa dokumen sistem manajemen mutu. Badan sertifikasi lalu meakukan peninjauan terhadap dokumen tersebut dan melakukan penilaian apakah organisasi anda sudah dapat disertifikasi atau belum. Bila belum, Anda akan diminta untuk melakukan perbaikan.
  4. Setelah peninjauan dokumen, badan sertifikasi akan mengirim auditornya untuk melakukan audit tahap pertama terhadap organisasi Anda. Audit tahap pertama dalam proses sertifikasi ini berguna untuk menilai secara lebih mendalam apakah organisasi Anda sudah benar-benar dapat disertifikasi atau belum. Audit tahap pertama ini biasanya dilakukan seama 1 hari. Bila dalam audit tahap pertama auditor menganggap Anda belum siap, Anda akan diminta untuk meakukan perbaikan.
  5. Tahap berikutnya adalah audit sertifikasi. Pada tahap ini, badan sertifikasi akan mengirim auditornya untuk mengaudit organisasi Anda. Ini adalah audit sertifikasi tahap kedua. Pada tahap ini, auditor akan menilai secara menyeuruh apakah organisasi anda sudah menerapkan sistem manajemen mutu sesuai dengan ISO-9001 atau tidak. Bila terdapat ketidaksesuaian, auditor akan meminta Anda untuk melakukan perbaikan. Bila sudah, auditor akan melapor kepada badan sertifikasi yang kemudian akan menerbitkan sertifikat ISO-9001 bagi organisasi Anda.

Badan sertiikasi ISO-9001

Ada banyak badan sertifikasi ISO-9001 yang beroperasi di Indonesia. Ada yang terkenal, ada yang tidak. Ada yang murah, ada yang mahal. Ada yang kurang berpengalaman, ada yang lebih berpengelaman. Cukup sulit

  • Kompetensi auditor. Ini adalah kriteria yang sebetulnya paling penting tapi justru paling sulit untuk diverifikasi. Mengapa penting? Karena auditor akan menilai sistem manajemen mutu organisasi Anda. Meskipun ada standarnya, yaitu ISO-9001, tetapi sifat dari ISO-9001 itu sendiri yang generic membutuhkan kemampuan auditor dalam menginterpretasikan persyaratan ISO-9001 yang sesuai bagi organisasi Anda. Bila audior salah menilai, bisa-bisa dia menyatakan suatu hal tidak sesuai padahal sesuai. Akibatnya, Anda harus melakukan tindakan koreksi yang justru belum tentu sesuai dengan konteks organisasi Anda. Jangan lupa bahwa auditor akan datang secara berkala ke organisasi Anda setelah Anda mendapatkan sertifikat ISO-900 minimal 6 bulan sekali. Bayangkan kalau setiap dia datang Anda harus melakukan tindakan koreksi yang tidak sesuai bagi organisasi Anda.

Apa yang harus Anda lakukan untuk menjamin auditor yang kompeten yang mengaudit organisasi Anda?

    • Tanyakan pada rekan Anda yang kebetulan sudah sertifikasi ISO-9001. Tanyakan apakah auditornya kelihatan menguasai bidang industri yang diaudit? Apakah Auditor mengeluarkan temuan-temuan yang berbobot yang dapat meningkatkan kinerja atau justru temuan yang tidak masuk akal bahkan konyol (jangan kaget, temuan konyol kadang memang muncul dari auditor yang tidak berpengaaman).
    • Anda bisa meminta Resume auditor dari badan sertifkiasi. Ini jarang dilakukan tetapi perlu dan berguna. Lihat apakah Auditor punya pengaaman di organisasi dengan bidang industri yang sama dengan organisasi Anda. Boleh juga dilihat pengalaman, latar belakang pendidikan.

  • Akreditasi. Badan sertifikasi seharusnya terakreditasi. ISO sendiri menyebutkan bahwa akreditasi menjamin kompetensi dan independensi.

Perlukah Konsultan untuk sertifikasi ISO-9001?

Pada saat proses sertifikasi, peran konsultan sebetulnya hanya sedikit diperlukan. Organisasi lebih membutuhkan konsultan pada saat pengembangan sistem manajemen mutu sebelum proses sertifikasi dimulai.



Leave a Reply